在数字化浪潮汹涌的当下，数电票正以势不可挡的态势席卷而来。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设在这一背景下亟待“恶补”，尤其是在适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求方面，专业的“电子会计档案管理平台”成为了企业的迫切需求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理的痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于纸张、印刷等耗材，还需要占用大量的存储空间来存放档案。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被繁重的档案数据整理工作所困扰，面对海量的数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，耗费大量时间和精力，工作效率低下。业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐，需要留存纸质票据并进行上传，增加了工作的复杂性。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏，给企业带来合规风险。在推行数字化的过程中，企业虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业的全面数字化。
整体解决方案：满足多元需求的智慧之匙
合思档案为企业提供了一套领先的整体解决方案，包括单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足不同角色和不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀企业的数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型打响决胜之战。同时，借助数字化手段，合思档案还能帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源性，使数据在全流程中透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计人员来说，合思档案带来了极大的便利。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过一键查询借阅档案，权限的一键下放和回收功能也使得财务人员无需与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，提高了审计工作的效率。
核心功能：引领档案管理变革的强大引擎
合思档案的核心功能强大而独特，相比传统方式具有显著的优势，为企业的智能化财务流程提供了有力支持。
– 多源采集功能
数据汇聚的智能枢纽：基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。它预制了系统连接器，可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，确保数据的全面采集。
– 智能制档功能
高效整合的智慧大脑：合思档案的会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。它整合了零散的数据，形成了完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务的执行进度也可以实现可视化，让制档工作更加高效、精准。
– 专用格式版式文件优势
灵活存储的创新模式：合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。在会计凭证资料的版式文件配置方面，支持自定义企业专用、个性化的版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可以自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性和灵活性。
– “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案优势
数据安全的坚固防线：合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同的业务场景，它还提供了灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理提供了可靠的安全保障。
应用案例：见证合思档案的卓越成效
合思档案在不同类型的企业中都有着广泛的应用，并且取得了显著的实际效果，有力地推动了企业的智能化财务流程。
– 年单据量2.6亿的企业
开启业财一体新征程：该企业此前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。它自动匹配组装档案，将会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，企业成本降低，数据指标表现良好。
– 共享中心统建的集团型企业
实现标准化合规发展：该企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。通过应用合思档案，该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，积极响应了政策要求，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
– 多系统数据互联的企业
打造数据共享新生态：该企业档案管理低效，会计档案散落于各系统，数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接和标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。通过合思档案的应用，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
– 中国最大的K12民办教育集团之一
构建高效会计管理体系：该企业在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一了数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案已经获得了众多企业的认可，广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案。众多客户反馈，使用合思档案后取得了良好的效果，如海亮教育共享单位数量增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率提高；徐福记全集团实现无纸化，管理效率大大提升。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想开启智能化财务流程，解决档案管理难题，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，感受合思档案为您带来的全新体验，开启档案管理数字化新征程。
