在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营离不开先进的管理手段，尤其是在财务档案管理这一关键领域。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心和“智能制造示范企业”的强大实力，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。然而，随着企业规模的不断扩大，其在财务档案管理方面逐渐面临诸多挑战。
合思，一家创立于2014年的科技公司，专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。正是合思的出现，为金牌橱柜的财务档案管理难题带来了全新的解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
- 业务庞大下的档案乱象
金牌橱柜业务版图的不断扩张，使得其档案管理工作变得愈发复杂。全球众多的专卖店和生产基地，以及大量的归档主体和员工数量，让会计档案散落于各个系统之中。这些档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费了大量的时间和精力。 - 纸质档案的沉重负担
长期以来，金牌橱柜以纸质档案管理为主。财务部门临时保管档案1年，1年后移交综合档案管理，由独立档案室进行存放。每年进行实物稽查时，人工逐一翻查纸质档案，不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误。这种传统的管理方式不仅占用了大量的物理空间，还增加了管理成本和风险。
合思方案：电子档案管理的破局之道
- 统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先是实现统一存储。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，将其统一储存，采用统一标准进行管理，打破了数据之间的孤岛状态。这使得企业的档案数据能够得到集中管理，提高了数据的安全性和可访问性。 - 业务证据链完整：业财一体双向穿透
在电子档案管理中，业务证据链的完整性至关重要。合思帮助金牌橱柜搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过业财一体双向穿透，财务人员可以从业务层面深入了解财务数据，也可以从财务数据追溯到具体的业务活动，为企业的决策提供了更加准确的依据。 - 数据共享：一站式查阅体验
为了提高档案查阅的效率，合思采用聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据的结构树。金牌橱柜的员工可以通过一站式查阅功能，便捷高效地获取所需的会计资料。这种数据共享的模式，大大节省了查阅时间，提高了工作效率。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单管理一直是企业财务工作的难点之一。合思通过自动采集、切割、组装银行回单，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和及时性，助力企业实现降本增效的目标。
合思档案平台：智能高效的实施保障
- 智能采集：多元数据汇聚
合思档案平台具有强大的智能采集功能。它通过外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各种数据。无论是来自业务系统的单据，还是银行的回单，都能被及时收集并整合到档案平台中。 - 预归档服务：有序数据处理
为了确保数据的有序处理，合思提供了预归档服务。集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，能够对采集到的数据进行清洗、分类和标注，为后续的归档工作做好准备。这使得档案管理工作更加规范、高效。 - 基础管理：全生命周期保障
合思档案平台的基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节。通过对档案全生命周期的管理，保障了档案的安全性和完整性。企业可以根据自身的需求，灵活设置档案的访问权限和保管期限，确保档案信息的合理使用。 - 档案服务：辅助业务决策
除了基本的档案管理功能外，合思还提供了一系列档案服务。辅助审计、项目管理、统计分析等功能，能够为企业的业务决策提供有力支持。通过对档案数据的深入分析，企业可以发现潜在的问题和机会，优化业务流程，提高运营效率。
显著成效：电子档案管理的价值体现
- 时间成本大幅降低
在合思的电子档案管理解决方案实施后，金牌橱柜取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。 - 经济成本有效节约
通过实现银行回单无纸化和优化档案管理流程，金牌橱柜预估每年节省总体成本30万 +。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的经济效益。 - 档案合规性全面提升
在电子档案管理模式下，金牌橱柜的档案合规性达到了100%。合思档案平台严格遵循国家相关法规和标准，对档案数据进行规范化管理，确保了企业的档案管理工作符合法律要求。
客户评价：合思助力开启新征程
合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，大大提高了工作效率和准确性，显著降低了成本，保障了档案合规性。金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案不仅解决了企业当前的档案管理难题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。通过电子档案管理，企业能够更加高效地运营，提升核心竞争力。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到电子档案管理的重要性。合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想体验高效的电子档案管理解决方案，不妨拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com 。扫码可了解合思档案，了解更多案例。现在，您可以免费试用合思的电子档案管理服务，开启企业数字化管理的新篇章！
