数电票系统下合思档案助力企业档案管理数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业经营管理的各个环节都在经历着深刻的变革。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，数电票系统逐渐成为企业财务运营中不可或缺的一部分，企业财务档案管理也因此面临着全新的挑战。数电票管理有着其独特的要求，传统的档案管理方式已经难以适应“数字化凭证时代”的需求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来提升档案管理的信息化水平。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面遭遇了诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理的高额成本和巨大的储存空间需求而烦恼。纸质档案不仅需要耗费大量的人力、物力进行整理和保管，而且其数据分散，难以进行有效的汇总和分析，这使得企业在决策过程中难以充分挖掘档案数据的价值。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

此外，企业在档案管理上还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的档案管理带来了巨大的压力。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然没有解决纸质文件储存的问题，数据存储还依赖线下载体。

合思档案：全角色档案管理解决方案

合思档案针对企业不同角色的需求，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，让发票、回单、凭证、单据、自定义档案实现自动匹配，应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。在数电票系统的大环境下，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型决胜之战打响关键一枪。

归档员/财务人员使用合思档案，则能告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在数电票系统带来的大量数据面前，合思档案能够让他们的工作更加高效有序。

对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案：核心功能铸就专业与创新

多源采集：数据集成的智慧桥梁

合思档案的多源采集功能，是基于跨系统数据集成要求而设计的。它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成。预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。在数电票系统下，企业的各类数据来源广泛，合思档案的多源采集功能能够确保企业的档案数据应收尽收。

智能制档：数据整合的魔法之手

智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。而且，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在数电票系统产生大量数据的情况下，智能制档功能能够让企业的档案管理更加智能化、规范化。

档案管理：精细管控的安全堡垒

合思档案的档案管理功能在权限管理方面做到了精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。在数电票系统下，企业的档案数据安全至关重要，合思档案的档案管理功能能够为企业的档案数据提供全方位的安全保障。

档案应用：便捷查询的高效通道

档案应用功能方面，合思档案的多维检索能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。此外，它还具备可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物的高效管理。在数电票系统下，企业需要快速准确地查询和利用档案数据，合思档案的档案应用功能能够满足企业的这一需求。

合思档案：实际案例见证显著成效

案例一：海量单据企业的高效转型

某企业年单据量高达2.6亿，在数电票系统的环境下，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，让业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简让财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。

案例二：集团型企业的标准化之路

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在数电票系统带来的变革中，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

案例三：低效管理企业的焕新升级

某企业存在低效的档案管理现状，在数电票系统的冲击下，问题更加凸显。整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。同时，还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

案例四：教育集团的数字化变革

某中国最大的K12民办教育集团之一在数电票系统下，存在低效的档案管理现状。采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案为不同角色提供了全面的解决方案，具备众多强大的核心功能和显著优势，并且在多个实际案例中取得了良好的成效。企业可抓住机遇，选择合思档案，开启高效、合规、智能的档案管理新时代。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可通过这些渠道联系合思，获取专业的档案管理解决方案。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能够为每一个企业提供更好的服务，帮助企业更好享受数字化转型带来的降本增效。不妨现在就免费试用合思档案，与合思携手，共同提升档案管理水平。