在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设成为当务之急。
在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面存在诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配核对确认的繁琐工作。业务人员在出差、招待后的报销过程中，也常常被纸质票据流程的繁琐所困扰。
此外，企业在纸质档案管理上还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案产品的推出，正是为了解决这些痛点问题。
合思档案：多角色解决方案的智慧之选
合思档案为企业不同角色提供了全面的解决方案，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过合思档案，企业能够提升财务服务效率，实现降本增效，迈向绿色低碳运营的新台阶。
对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，这样财务人员就无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案，为企业提供了一站式的档案管理服务，让企业的财务档案管理更加高效、便捷。
合思档案核心功能：开启档案管理新时代
合思档案具有一系列独特的核心功能和优势，使其在档案管理领域脱颖而出。
– 智能采集：多源汇聚数据活水
智能采集功能可实现多源采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业各种会计资料都能被高效采集。
– 智能制档：精准组装数据链条
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 专用版式：灵活存储降低成本
合思档案专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。
– 双模式检测：保障数据真实完整
合思档案具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案应用案例：见证实际卓越成效
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，以下是一些具体案例。
– 海量单据企业：实现业财一体与降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，企业成本大幅降低。
– 重型装备制造商：标准化落地与环保增效
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 低效管理企业：统一储存与成本节省
某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，管理方式以纸质档案为主，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案翻阅效率低、易损坏丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展、配置化接口方案即开即用；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 民办教育集团：简化流程与高效查询
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、易出错，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准，运用动态API接口延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款优秀的企业财务管理软件，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
合思在全国多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话咨询，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关资讯。如果您想体验合思档案这款企业财务管理软件的强大功能，不妨点击链接免费试用，开启企业财务档案管理的数字化之旅。
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