在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的发展正经历着前所未有的变革。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用，紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的大变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了企业在财务档案管理方面的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业解决财务档案管理难题提供了行之有效的途径，在提高报销效率方面发挥着重要作用。
金牌橱柜：财务档案管理的困境之局
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直致力于成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。凭借其深厚的技术底蕴和卓越的创新能力，公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。
在档案整理环节，会计档案犹如一盘散沙，散落于各个系统之中。数据之间缺乏有效的整合，导致档案数据难以被充分利用。财务人员不得不耗费大量的时间和精力，逐一打印相关文件，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存储。这种传统的手工操作方式不仅效率低下，而且容易出现错误，极大地影响了报销效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，增加了档案管理的复杂性和风险。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。随着企业业务的不断拓展，纸质档案的数量与日俱增，占用了大量的存储空间，同时也增加了档案管理的成本和难度。这些问题不仅影响了企业的财务管理效率，也对企业的合规经营带来了潜在风险，提高报销效率迫在眉睫。
合思方案：破解金牌橱柜财务难题密码
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案——合思档案，极大地提高了报销效率。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等“四证”进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像一个高效的收纳师，将原本杂乱无章的档案资料有序地整理到一个“大柜子”里，让企业能够更加便捷地管理和利用这些数据。通过统一存储，企业可以避免数据的重复存储和不一致性，提高数据的质量和安全性，为提高报销效率提供了坚实的数据基础。 -
业务证据链完整：构建业财一体桥梁
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，达成了业财一体的双向穿透。这意味着企业可以从业务层面快速追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务活动，为企业的财务管理提供了更加全面、准确的信息支持。通过完整的业务证据链，企业可以更好地进行财务分析和决策，同时也能够提高报销审核的准确性和效率，进一步提高报销效率。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。企业员工无需在多个系统中查找相关档案，只需在一个平台上即可快速、准确地获取所需信息。这种便捷高效的查阅方式不仅节省了员工的时间和精力，也提高了工作效率，让报销流程更加顺畅，有效提高报销效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
在处理海量银行回单时，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这一创新举措不仅减少了纸质回单的使用和存储成本，还提高了数据处理的准确性和效率。通过银行回单无纸化，企业可以实现财务数据的实时更新和共享，进一步提高报销效率，降低企业的运营成本。
显著成效：数据见证合思档案价值
合思档案为金牌橱柜带来的成效是显著的，通过一系列数据可以直观地看到其在提高报销效率方面的价值。
在档案匹配方面，合思档案使金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。以往需要花费大量时间和人力进行的档案匹配工作，现在可以在更短的时间内完成，大大提高了工作效率，为报销流程的顺利进行提供了有力保障。
在档案查询方面，档案查询耗时减少了80%。员工可以快速准确地找到所需的档案信息，避免了因查询困难而导致的时间浪费，提高了报销审核的速度。
在成本节省方面，预估金牌橱柜每年可节省总体成本30万+。通过统一存储、无纸化管理等措施，企业减少了纸质档案的存储和管理成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本，实现了降本增效。
在档案合规性方面，合思档案确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%。合规的档案管理不仅有助于企业避免潜在的法律风险，还为企业的财务管理提供了可靠的保障，让报销流程更加规范、透明。
合思领航：共赴财务数智化未来之约
合思档案在帮助金牌橱柜解决财务档案管理难题、提高报销效率方面取得了显著成效，这只是合思助力企业实现财务数智化的一个缩影。合思通过敏捷的财务收支管理平台，深入挖掘企业的财务数据，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，全方位提高报销效率。
在电子凭证数字化转型的未来，合思将继续发挥其技术优势和专业能力，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供更加高效、便捷、智能的财务解决方案。我们希望更多的企业能够选择合思，借助合思档案的力量，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值，在提高报销效率的同时，提升企业的核心竞争力。
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