在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证的数字化转型已成为时代的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作；2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版）。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式拉开帷幕。然而，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺，仍存在着多重数字鸿沟亟待跨越。
随着电子发票试点的推广以及电子凭证会计数据标准的发布，企业财务管理被倒逼进入数字化转型的快车道。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业在数字化浪潮中挖掘更多净利润。对于企业的出差费用记录管理，合思也能提供全方位的解决方案，让企业的财务管理更加高效便捷。
世界 500 强旗下教育服务品牌的困境
信息孤岛下的管理难题
某世界 500 强旗下教育服务品牌，业务规模庞大。然而，其业务和财务系统众多，且相互独立，宛如一个个信息孤岛。数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。在出差费用记录方面，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还浪费大量纸张。每一张发票都需要人工仔细核对，增加了员工的工作负担，也降低了工作效率。
实物存档的高昂成本
该企业的实物档案存档问题也十分突出。实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。在出差费用记录相关的档案管理中，发票、外部附件、凭证、账簿和报表等的装订要求极高，费时费力。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，影响了财务数据的准确性。
档案查询的低效困境
实物凭证与业务分散，使得档案无法实现智能搜索和准确查找。员工在查询出差费用记录相关档案时，往往需要花费大量时间在堆积如山的档案中寻找。而且，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。这不仅影响了员工的工作效率，也限制了企业的决策速度。
合思的智慧解决方案
全生命周期档案管理的无缝连接
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA 等多种渠道。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。在出差费用记录方面，无论数据来自何处，都能轻松整合到系统中，实现统一管理。
多样传输方式保障数据畅通
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。这使得企业在收集出差费用记录相关数据时更加灵活便捷。员工可以通过扫描发票、上传电子文档等方式，快速将出差费用记录录入系统，提高了数据收集的效率。
自动化归档提升管理效能
合思系统实现了自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等。在出差费用记录管理中，系统能够自动对发票进行分类、整理和归档，减少了人工操作的繁琐。同时，系统还能对档案进行实时监控，确保数据的安全性和合规性。
广泛的档案管理范围
会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。出差费用记录相关的所有信息都能在系统中得到妥善管理，方便企业进行查询和分析。
显著的应用成果
线上单套制管理的高效变革
该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。在出差费用记录查询方面，档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工无需再为查找出差费用记录而烦恼，只需在系统中输入关键词，即可快速获取所需信息。
财务数据自动化率大幅提升
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在出差费用记录处理方面，系统能够自动识别和分类发票，减少了人工干预，提高了数据处理的准确性和效率。
成本节约与效益共赢
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在出差费用记录管理中，电子化的档案管理方式不仅减少了纸张的使用，还降低了存储和管理成本。
高自动化率体现合思价值
财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。这充分体现了合思在企业财务管理中的重要作用。在出差费用记录管理中，合思系统的高效性和智能化得到了充分展现，为企业节省了大量的时间和精力。
合思引领电子凭证数字化转型潮流
电子凭证会计数据标准的推广应用，正着力推动电子凭证的全链无纸化。这一趋势有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的共赢。在出差费用记录管理方面，电子凭证的数字化转型能够让企业更加高效地处理和管理相关数据，提高财务管理水平。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。其强大的集成能力、良好的口碑和市场反响，使其成为企业数字化转型的得力助手。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论是出差费用记录管理，还是其他财务管理需求，合思都能为企业提供全方位的支持。
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