在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决。
然而，企业在财务档案管理方面仍面临诸多难题。传统的纸质档案管理方式存在着诸多弊端，如归档困难、查找缓慢、成本高昂且不合规等。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还增加了企业的运营成本。在这样的背景下，企业急需一种高效、智能的财务档案管理解决方案，合思档案应运而生。
全流程打通：合思档案开启电子凭证处理新时代
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。通过合思档案，企业可以实现电子凭证从产生到归档的全流程自动化处理，大大提高了财务工作的效率和准确性。
在合思档案的助力下，企业的报销记录查询变得更加便捷高效。员工可以随时随地通过系统查询自己的报销记录，财务人员也可以快速准确地获取所需的报销信息，为企业的财务管理提供了有力支持。
核心功能揭秘：合思档案的独特优势
合思档案具有众多强大的核心功能和显著优势，能够为企业的财务档案管理带来质的飞跃。
它实现了电子会计档案的全生命周期管理，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。其管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。在智能采集方面，合思档案借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够快速准确地采集各类档案信息。同时，其档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保了数据采集的高效性和准确性。
在档案制档环节，合思档案能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的规范性和完整性。档案管理方面，可实现精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保了档案的安全性和合规性。在档案利用上，支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，为企业提供了便捷、高效的档案利用方式。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年有 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14235 元，年节约人力成本 24000 元，年总节约成本高达 338910 元。同时，员工在进行报销记录查询时，能够快速获取准确信息，提高了工作效率。
行业案例展示：合思档案的实际成效
合思档案在不同行业都得到了广泛应用，并取得了显著的实际效果。
好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案，成功打破了财务数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以便捷地利用系统进行报销记录查询，一键联查相关信息，工作效率得到了有效提升。自动组装功能让审计工作变得更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线合思电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。通过深度分析档案数据，满足了内审需求，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本达 5000 万元，报销效率提升了 300%。员工在查询报销记录时更加方便快捷，极大地提升了工作体验。
金牌橱柜家居科技股份有限公司利用合思档案统一存储财务数据，打破了数据孤岛。整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享让一站式查阅成为可能，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化管理，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万元以上，档案合规性达到 100%。员工在进行报销记录查询时，能够快速获取所需信息，为企业的财务管理提供了有力支持。
行动号召：开启财务数智化转型之旅
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
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