在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上的探索与实践，值得众多企业借鉴。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统之间存在着高高的壁垒，与预期的效果差距较大。特别是在差旅发生记录管理方面，面临着诸多困境，这也让动力源意识到，需要借助专业的外力来打破这一僵局，而合思的出现，为其带来了新的希望。
痛点剖析：差旅发生记录管理的困境迷宫
动力源在财务数字化转型过程中，差旅发生记录管理面临着重重挑战，这些挑战如同迷宫一般，让企业在财务管理的道路上举步维艰。
多系统操作体验差、手工录入合规难是首当其冲的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间来回切换，这不仅浪费了大量的时间和精力，还降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。
业务覆盖面广、报销模式复杂同样给差旅发生记录管理带来了巨大的挑战。动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式不同，这也增加了管理的难度。
组织架构复杂、各主体流程繁复也是动力源面临的困境之一。随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现出来。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
方案出击：合思打造差旅发生记录管理的专属钥匙
面对动力源在差旅发生记录管理方面的重重困境，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案，就像一把专属钥匙，打开了动力源财务管理的新局面。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让数据在不同系统之间流畅流转，打破了数据壁垒。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的风险。
合思的系统连接能力也非常强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
有序推进：差旅发生记录管理方案的实施蓝图
合思解决方案的实施过程就像一幅精心绘制的蓝图，每一个步骤都有条不紊地进行着，确保项目能够顺利推进。
合思团队与动力源紧密合作，深入了解其业务需求和现有系统情况。他们通过与动力源的各个部门进行沟通和交流，详细了解了动力源在差旅发生记录管理方面的痛点和需求。在此基础上，制定了详细的实施计划，明确了各个阶段的目标和任务。
接下来，合思团队逐步完成系统集成工作。他们按照实施计划，将动力源的各个系统与合思费控进行对接，确保各系统之间的数据同步和流畅对接。在这个过程中，他们遇到了一些技术难题，但通过团队的努力和创新，都一一得到了解决。
为了让动力源的员工能够熟练使用合思费控系统，合思团队对员工进行了培训。他们通过线上线下相结合的方式，向员工详细介绍了合思费控系统的操作流程和功能。员工们在培训过程中积极参与，提出了很多宝贵的意见和建议，这也为系统的优化和完善提供了有力的支持。
成果闪耀：差旅发生记录管理革新的显著成效
合思解决方案的实施，为动力源的差旅发生记录管理带来了显著的成效，就像一颗闪耀的星星，照亮了动力源财务管理的前行之路。
多系统集成，数据互通，让操作体验全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款，提高了工作的积极性和满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量的时间在发票校验真伪、认证、审计等流程上，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅更加便捷和舒适。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员从手动制作单据到智能制单，节省了更多的精力做更有价值的工作。这不仅提高了财务管理的效率和准确性，还降低了企业的财务风险。
高度认可：动力源盛赞差旅发生记录管理解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，特别是在差旅发生记录管理方面存在诸多难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的产品，亲身感受合思在差旅发生记录管理方面的强大功能和卓越价值。
