在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必由之路。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，企业在享受数字化便利的同时，也面临着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等一系列档案管理痛点。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能实现真正的数字化。但传统纸质档案管理模式存在诸多弊端。财务档案装订工作量巨大，原始凭证和财务凭证需要人工手动整理并组卷；打印成本和存储成本居高不下，企业的财务数据均需打印纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档；档案利用效率极低，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。此外，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的档案生命周期管理带来了全新的变革。
革新方案破困局
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了自动归档功能，能够根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。同时，它还提供了在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。此外，该平台集成了财务管理功能，有力地支持了企业的日常运营和管理活动。值得一提的是，合思档案支持对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，打破了数据孤岛，实现了业财一体化的数据融合，为企业的档案生命周期管理提供了坚实的基础。
核心亮点展锋芒
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。
在智能采集方面，外部生态利用OCR识别、RPA技术等先进手段，内部系统通过EAI插件、API接口等方式进行采集，确保数据的高效获取。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理做好充分准备。基础管理则涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，保障了档案的安全和有序管理。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
档案制档实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。档案管理具备精准权限管控，档案目录可灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。档案利用支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据，为企业的档案生命周期管理提供了全方位的保障。
多重收益助发展
企业使用合思档案能够获得诸多显著收益。自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控和分析，为企业的档案生命周期管理提供了高效的解决方案。
同时，合思档案可以大幅降低企业成本，如减少打印成本、存储成本和人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。
此外，合思档案还能提高企业的工作效率，提升档案整理匹配效率、报销效率、财务提效等，还能缩短结账时间。并且，它通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为企业的档案生命周期管理提供了可靠的保障。
典型场景显身手
合思档案在多个典型场景中展现出了强大的功能和优势。
在企业报销场景中，员工无需打印任何单据，报销不再繁琐，无纸化为业务发展带来了极大的便捷。同时，它支持发票重复报销核销，实现自动价格分离、审批，有效提高了报销效率，为企业的档案生命周期管理提供了便捷的解决方案。
在审计场景下，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规，确保了审计工作的顺利进行，为企业的档案生命周期管理提供了有力的支持。
在财务核算场景，合思档案可自动生成凭证，入账信息回写，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，提高了财务核算的准确性和效率，为企业的档案生命周期管理提供了精准的解决方案。
在企业日常运营中，合思档案实现了业务证据链完整，会计资料之间关系的搭建，以业务为核心形成证据链条，业财一体双向穿透，便于企业进行精细化运营管理，为企业的档案生命周期管理提供了全面的解决方案。
成功案例树典范
众多企业已经通过使用合思档案，实现了档案生命周期管理的优化和升级。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
这些成功案例充分证明了合思档案在档案生命周期管理方面的卓越能力和显著成效。
在当前数字化发展的大趋势下，企业实现财务数智化转型已刻不容缓。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。如果您的企业也想开启高效的档案生命周期管理之旅，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它为企业档案生命周期管理带来的全新体验。
