在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。如今，数电票快速扩张，在收票方面，电子发票的接收有众多政策保障其合法合规；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
然而，因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多难题。企业高管头疼于纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对的任务压得喘不过气；业务人员在费用报销时，面对纸质票据的繁琐流程也苦不堪言。同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本和存储空间成本；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和低效的查询调阅；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段和纸质档案可能因不可抗力损坏等问题。费用报销合规也在这样复杂的环境中受到了严峻挑战。
为了解决这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了全面而有效的解决方案。
多元方案，精准适配企业需求
合思档案深知不同企业在财务档案管理方面有着不同的需求，因此提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，为费用报销合规提供有力保障。
单套制解决方案更是独具特色，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转方面，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等各个环节；而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整。纸质原文件可以混序归档，会计档案无需打印即可应收尽收，大大提高了档案管理的效率和费用报销合规性。
档案扩展解决方案则给予企业更大的灵活性，它允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，同时也能实现财务档案全生命周期管理，进一步强化费用报销合规。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，这对于费用报销合规至关重要。
核心功能，彰显合思档案优势
合思档案的核心功能在提升企业财务档案管理水平的同时，也为费用报销合规提供了坚实的支撑。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集则可自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保费用报销的每一份资料都能准确采集。
智能制档功能可实现电子凭证数据自动匹配组装。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让制档过程更加高效。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有助于费用报销合规审查。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它可以摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，为费用报销档案的管理提供了更优的方式。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯；四性检测满足国家档案局发布的相关要求，确保费用报销档案符合合规标准。
真实案例，见证合思档案价值
众多企业已经通过合思档案解决了财务档案管理难题，实现了费用报销合规。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的方案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等，有力地保障了费用报销合规。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本减少，也为费用报销合规提供了可靠保障。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了费用报销合规性。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，助力该集团实现费用报销合规。
在当前企业面临数电票时代挑战的背景下，合思档案无疑是企业解决财务档案管理难题的得力助手。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，保障费用报销合规。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业联系咨询。如果您想解决企业财务档案管理难题，实现费用报销合规，不妨点击免费试用合思档案，开启企业数字化转型的新篇章。
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