在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，实际效果与预期存在较大差距。特别是在差旅报销申报方面，遇到了诸多棘手的问题，严重影响了企业的运营效率和管理水平。
痛点剖析：差旅报销申报困境重重
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多系统操作体验差，合规难题难破解
动力源的员工在进行差旅报销申报时，面临着多系统操作的困扰。申请单需要在各系统间频繁切换提交，不仅浪费时间，还容易出错。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，工作效率低下。 -
系统割裂数据散，信息滞后难决策
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和决策。在差旅报销申报过程中，这种信息滞后的问题尤为突出，影响了企业的财务管理和业务发展。 -
业务复杂报销繁，稽核工作难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得差旅报销申报涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的复杂性。财务人员在处理这些报销时，需要花费大量的时间和精力进行审核，工作压力巨大。 -
组织架构多元化，流程统一成难题
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的流程，给差旅报销申报带来了极大的不便。
合思方案：精准施策破困局
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系统集成：数据互通畅无阻
为了解决动力源在差旅报销申报中遇到的系统割裂、数据分散的问题，合思为其提供了系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据流转壁垒，让数据在不同系统之间顺畅流通，为差旅报销申报提供了有力的支持。 -
无需报销：员工体验大提升
合思的“无需报销”解决方案，让动力源的业务人员在因公消费时免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大减轻了财务人员的工作负担。在差旅报销申报方面，员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼，整个过程更加便捷高效。 -
连接能力强：打破壁垒促协同
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在差旅报销申报过程中，各部门之间的协同更加顺畅，信息传递更加及时，有效提升了工作效率。
实施过程：攻坚克难保成效
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，整个项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在实施过程中，合思项目经理周晓培面临着项目要求高、时间要求紧的巨大压力，但他始终顶住压力，克服了各种意想不到的困难。为了保证项目进度，他加班加点，任劳任怨。
周晓培通过有效的沟通，为动力源提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题。在差旅报销申报系统的实施过程中，他积极协调各方资源，确保系统的正常使用。经过不懈努力，合思的解决方案成功在动力源落地实施，为动力源的差旅报销申报带来了全新的变革。
成果展现：降本增效显价值
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操作体验革新，效率成本双优化
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成，数据互通，差旅报销申报的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，还为企业节省了大量的成本。 -
员工体验升级，流程简化更便捷
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在。在差旅报销申报方面，员工不再需要花费大量的时间和精力去处理繁琐的事务，工作效率和满意度得到了显著提升。 -
财务管控加强，精力释放促发展
财务人员在差旅报销申报过程中，审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的工作中，为企业的财务管理和发展提供更有力的支持。 -
管理决策优化，全程管控更精准
合思的解决方案为动力源实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，让管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在差旅报销申报方面，管理者可以实时了解报销情况，对费用进行有效控制，提高企业的管理水平和运营效率。
动力源评价：合作开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的服务给予了高度评价，也对双方的未来合作充满了期待。
如果你也想让企业在差旅报销申报等方面实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。现在，你可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
