在当今的商业世界中，企业的每一项决策都关系着自身的生存与发展。2023 年，企业的商旅消费及费控领域呈现出独特的发展态势。自 2022 年底疫情的阴霾逐渐退去，2023 年 1 – 7 月，企业差旅业务如同被压抑已久的火山，迎来了“井喷式”的增长。差旅活动的频繁开展，让商务消费市场热闹非凡，但随之而来的是商务消费价格和成本的攀升。
企业在努力拓展业务版图的同时，又不得不对成本进行严格把控，这种纠结让企业面临着前所未有的降本增效压力。随着生产、经营活动逐步趋于稳定，商旅消费的增速也将逐渐回落，但降本增效的压力却不会随之消散，反而会长期存在。企业持续过紧日子，精打细算地经营，已经成为一种常态。
此外，在低碳和数字经济等国家政策的有力驱动下，电子发票、线上支付、电子档案等低碳发展模式成为未来的必然趋势。企业要实现降本增效和有效的风险管控，就必须依靠数字化、智能化技术，同时也离不开员工的积极参与。毕竟，降本增效是企业经营永恒的命题，在疫情、政策、国际局势、投资环境等诸多因素的交织影响下，企业需要在合规的前提下，追求商业利益的持续最大化。
在这样的大背景下，让我们走进一家高端制造上市公司的故事，看看它是如何在差旅和费控管理的困境中突围，实现降本增效的。
高端制造企业的差旅费控困局
这家高端制造上市公司，拥有 3000 多名员工和 10 多家子公司，规模不可谓不大。然而，在差旅和费控管理方面，却面临着诸多难题。
员工报销流程漫长且体验感不佳。多系统操作让员工苦不堪言，他们需要在不同的系统中来回切换，浪费了大量的时间和精力。而且，公司的系统不支持移动端，员工只能在固定的办公场所进行操作，极为不便。个人垫资更是让员工头疼不已，出差期间需要自己先垫付费用，回来后再进行报销，资金压力较大。纸质借款申请繁琐，从填写到审批，整个流程漫长，往往需要耗费不少时间。更让人无奈的是，报销时效长达 2 个月，员工辛苦出差回来，却要等上这么久才能拿到报销款，大大影响了工作积极性。
对于财务部门来说，低价值工作占据了他们大量的时间。手工做账不仅效率低下，还容易出现错误。手动验真查重更是一项繁琐的工作，需要财务人员仔细核对每一张发票的真伪和重复情况。超标核对也十分麻烦，要逐一检查每一笔费用是否符合公司的标准，稍有不慎就可能出现疏漏。
而老板呢，无法实时掌握业务数据。公司的费用数据依靠人工统计分析，不仅耗时耗力，而且数据的准确性和及时性都无法保证。费用居高不下，却找不到有效的解决办法，管理决策缺乏数据基础，这让老板在制定战略时感到力不从心。
为了解决这些问题，企业也曾尝试过多种方法。财务人员手工登记 Excel 表格，但随着业务量的增加，这种方式越来越难以满足需求，数据的管理和分析变得异常困难。原有 TMC 平台也无法解决根本问题，功能的局限性让企业的差旅和费控管理依然存在诸多漏洞。OA + 自研费控系统同样未能达到预期效果，系统的兼容性和稳定性问题，让企业在使用过程中频繁遇到障碍。
合思量身定制的破局方案
面对该企业的重重痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
员工可以通过移动端进行申请，这极大地提高了申请的便捷性。员工无论身处何地，只要有手机，就可以随时随地提交申请。合思商城的出现，更是让员工的差旅消费变得轻松愉快。在合思商城消费，员工无需垫资开票，而且商城的供应商覆盖面广，即使是下沉市场，也能轻松买到车票、酒店等。对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款和报销的问题，真正实现了“说走就走”的差旅体验。
财务方面，合思的解决方案让财务人员的工作变得更加高效。月底只需进行 1 次对账，入账实现自动化操作。原本繁琐的子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等工作，现在全部由系统完成。财务人员每月只需进行 1 次对账，节省了大量的时间和精力，人力成本降低了 50%。
在差旅数据挖掘方面，合思提供了多种差旅数据分析看板。这些看板就像是企业的“千里眼”和“顺风耳”，能够帮助企业深入洞察差旅行为。通过对差旅数据的分析，企业可以了解员工的出行习惯、消费偏好等，从而优化差旅标准，节省成本。老板也能实时掌握业务数据，为管理决策提供了坚实的数据基础。
合思为该企业提供了一系列的产品，包括合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等。这些产品具备众多核心功能，如预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等。这些功能相互配合，形成了一个完整的差旅和费控管理体系，为企业的降本增效提供了有力保障。
方案落地后的显著成效
合思的解决方案实施后，给该企业带来了显著的成果。
员工报销效率提升了 300%。原本漫长的报销流程变得简洁高效，员工从提交申请到拿到报销款的时间大幅缩短。员工们纷纷反馈，与合思合作真正实现了“有求必应、一拍即合”。面对复杂的需求，合思的专业团队能够第一时间解决，让员工感受到了贴心的服务。
财务人力成本降低了 50%。财务人员从繁琐的低价值工作中解放出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。月底对账入账的自动化操作，让财务人员告别了加班加点的日子，工作变得更加轻松愉快。
在差旅数据挖掘的帮助下，多种差旅数据分析看板让企业对差旅行为有了更深入的了解。通过优化差旅标准，企业节省了大量的成本。老板能够实时掌握业务数据，为管理决策提供了准确的依据。在工作方法及管理理念上，双方团队产生了共鸣，真正实现了“一拍即合”。
数字化转型引领企业未来之路
降本增效是企业经营永恒的命题，在当前经济环境下，企业面临着持续的降本增效压力和低碳发展趋势。为了应对这些挑战，企业需要构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统等，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。
其他企业可以借鉴案例企业的成功经验，选择适合自己的数字化解决方案，积极应对降本增效的挑战。合思作为一家专业的财务收支管理平台提供商，拥有专业的服务团队，能够为企业提供敏捷的解决方案。如果您想进一步了解合思的产品和服务，可拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 免费在线体验，开启免费试用，让合思助力您的企业实现降本增效的目标。
