在数字化的时代浪潮中，电子凭证的变革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；仅仅一个月后，12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单全面实现数字化。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化转型的大潮中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，编撰发布了《电子会计档案实践案例集》。这部案例集犹如一座智慧的宝库，为众多企业提供了极具价值的参考和借鉴。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，一家在红枣行业熠熠生辉的企业，于1992年踏上创业征程，并在2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，即便如此优秀的企业，在财务档案管理方面也面临着诸多挑战。
首先是归档难题。在财务归档的过程中，工作人员需要耗费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要经过反复核对，确保信息的准确无误。然而，即便如此小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受到时间和空间的双重限制，查找起来如同大海捞针。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找所需的文件，往往要耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。在当今快节奏的商业环境中，时间就是效率，效率就是竞争力，这种低效的查找方式显然已经无法满足企业的发展需求。
最后是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不投入大量的资金用于租赁档案库房。同时，档案的整理、保管、借阅等工作都需要耗费大量的人力，进一步增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，企业面临着诸多的挑战和压力，如何降低成本、提高效率成为了企业亟待解决的问题。
合思妙策破解管理难题
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提出了一套行之有效的解决方案。
打破数据壁垒实现同源共享
合思档案为财务人员打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，实现了一键联查。财务人员只需轻点鼠标，就可以快速获取所需的信息，无需再像以前那样在众多的文件中逐一查找。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，确保了财务数据的准确性和一致性。电子文件共享在这个过程中发挥了关键作用，使得数据能够在不同的环节之间顺畅流通，为财务工作的高效开展提供了有力支持。
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，将档案数据进行整合和分析。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效化。审计人员可以通过系统快速获取所需的审计数据，进行全面、深入的审计分析。同时，系统还可以自动生成审计报告，大大提高了审计工作的效率和质量。电子文件共享使得审计数据能够及时、准确地传递给相关人员，为审计工作的顺利进行提供了保障。
实物管理实现高效精准
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物的位置。同时，系统还可以对档案的借阅、归还等情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。电子文件共享使得实物档案的管理更加高效、便捷，提高了档案的利用价值。
显著成果见证方案价值
合思的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果，真正实现了降本增效。
在人工耗时方面，通过合思档案的应用，减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间进行档案的整理、核对和查找，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析、决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的服务。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过合思档案系统实时获取各部门的财务档案信息，无需再等待纸质档案的传递，大大提高了信息的传递效率。同时，系统还可以对档案进行自动分类和归档，减少了总部工作人员的工作量。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，系统会自动审批并提供档案的查阅权限。借阅者无需再到档案库房进行现场借阅，节省了大量的时间和精力。同时，系统还可以对档案的借阅情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
通过这些举措，好想你健康食品股份有限公司预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益和竞争力。
合思领航共赴数智未来
合思作为一家专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发实力和广泛的服务网络，使得合思能够为客户提供更加优质、高效的服务。
《电子会计档案实践案例集》的发布，是合思在电子会计档案领域的又一重要成果。合思希望这部案例集能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您也想体验电子文件共享带来的便捷和高效，提升企业的财务档案管理水平，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，还可以扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值，开启企业财务数智化管理的新篇章！
