在数字化浪潮席卷全球的当下，我国正积极响应时代号召，加快数字中国建设。习近平总书记在党的二十大报告中着重强调了加快发展数字经济、推动经济社会发展绿色化和低碳化的重要性。数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，如同一场变革的号角，标志着会计管理模式正迎来全面革新，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
电子凭证无纸化的意义不言而喻。它犹如一位睿智的管家，能够优化企业的业务流程，巧妙化解传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，这一变革还能有效降低单位的运行成本，减少社会资源的消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司，作为财务数智化领域的先锋，一直致力于为企事业单位提供专业的财务数智化产品和服务。其凭借敏捷的财务收支管理平台，宛如一位精明的财务顾问，帮助企业挖掘出更多的净利润。合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市构建了直营服务网络，还通过500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。
国民零食巨头的差旅档案管理困境
在零食行业，有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它宛如零食界的一颗璀璨明星，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，繁华背后却隐藏着诸多差旅档案管理难题。
该品牌的管理流程横跨多个系统，显得繁杂且低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式让财务人员陷入繁琐的事务中，难以释放财务的真正价值。
在差旅管控方面，事前事中管控的不连贯成为了一大痛点。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。这就好比一辆没有精准导航的汽车，在差旅费用的道路上盲目行驶，消耗着大量的资源。
纸电混合的会计档案管理更是让企业头疼不已。这些档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在档案的海洋中，寻找一份需要的文件就像大海捞针，效率低下。
合思：差旅档案管理的破局良方
面对该知名零食品牌的差旅档案管理难题，合思信息技术有限公司凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工可通过差旅申请和业务审批后，在合思商城进行订购，或者选择TMC订购。合思商城和TMC会提供详细的对账单，为后续的财务处理提供清晰的依据。这就好比为员工提供了一个便捷的购物平台，让消费变得更加轻松和有序。
在财务核算和记账方面，合思的对账结算中心发挥了重要作用。线上统一开票时，系统可实现自动拆分结算和自动记账，大大提高了财务工作的效率。而线下统一开票时，虽然需要线下结算和手工记账，但也在一定程度上满足了企业多样化的需求。这种灵活的处理方式，就像一位经验丰富的财务管家，能够根据不同的情况进行精准的操作。
在档案管理方面，合思更是展现出了强大的实力。在合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，而其他TMC环节也实现了L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有诸多优势，便捷申请让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担；同屏比价实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率；多源采集则实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理变得更加科学和高效。
合思方案：差旅档案管理的显著成效
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成效。在差旅费用方面，年度节约了200万 + 。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，财务入账效率提升了60%。
在业财连接方面，合思实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通了12个系统完成数据采集，并自动校验档案的完整性。同时，通过千亿次计算建立了档案证据链，确保了档案的真实性和可靠性。
在线上线下一体化管理方面，合思也表现出色。标准化的线上借阅流程规范了档案室的管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据树状结构的呈现，让信息更加清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，也让管理效率得到了大幅提升。
合思：企业差旅档案管理数字化转型的引领者
合思信息技术有限公司在企业财务数字化转型，尤其是差旅档案管理方面发挥着至关重要的作用。其通过提供创新的财务数智化解决方案，帮助企业解决了差旅档案管理中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
随着电子凭证数字化转型的加速推进，合思将继续发挥其技术优势，不断优化产品和服务。合思是一款功能强大的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项主要功能，还提供定制化服务，满足不同企业的个性化需求。
如果你也想实现企业财务数字化转型，提升差旅档案管理效率，不妨拨打400 – 105 – 6505与合思联系，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还能免费试用合思的产品和服务，开启企业差旅档案管理的数字化新篇章。
