在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业财务管理领域的重要趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作；2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，电子凭证全面数字化应用仍面临着诸多挑战，如同横亘在企业面前的多重数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地察觉到了企业在这一转型过程中所面临的困境。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖出更多净利润，助力企业在财务自动化趋势的浪潮中破浪前行。
巨头旗下教育品牌的财务困境
在激烈的市场竞争中，即使是世界 500 强旗下的教育服务品牌，也在财务管理方面遭遇了重重难题。随着企业的不断发展，业务规模日益扩大，其业务和财务系统变得繁多且相互独立。不同系统之间的数据无法实现互通，这就导致结构化数据的提取困难重重。
企业在处理电子发票时，需要花费大量的时间和精力进行打印、查重以及验伪等操作。这些繁琐的工作不仅效率低下，还造成了纸张的大量浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。
在档案管理方面，实物存档占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。然而，即便投入了如此多的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，这使得企业面临着巨大的合规风险。
财务人员还需要不断重复进行纸质档案的录入操作，这一过程不仅耗时长久，而且容易出错。此外，发票、外部附件、凭证、账簿以及报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。
实物凭证与业务分散存放，使得档案的搜索和查找变得异常困难。企业无法实现智能搜索，难以准确查找所需的档案信息。同时，档案查阅缺少留痕机制，无法多人同时借阅，这导致档案资产的利用率极低。
合思量身定制的解决方案
面对该客户在财务管理方面的诸多挑战，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 系统、以及企业现有的实物档案等。合思拥有 40 种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，即可轻松接入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择。企业可以通过影像支撑、外部设备扫描或者人工上传等方式进行档案数据的传输，满足了不同企业的多样化需求。
合思的解决方案具备强大的自动归档功能。其中包括智能组单，能够自动对档案进行分类和整理；四性检测，确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性；电子档案管理和实物档案管理，实现了对档案的全面数字化管理；档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等功能，为企业提供了一站式的档案管理服务。
会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了企业内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这种全面的管理方式，企业能够实现对所有会计档案的集中统一管理。
显著成效见证合思实力
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，这一结构大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。企业可以实现档案的多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，使得档案的使用更加便捷。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这充分证明了合思解决方案的有效性和高效性。
财务会计档案电子化改造后，企业大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。目前，企业的财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。
合思引领企业财务数字化转型
在财务自动化趋势的大背景下，合思通过其财务收支管理平台和解决方案，帮助企业实现了财务全流程数字化闭环。这不仅提高了企业的工作效率，降低了运营成本，还提升了企业的管理效能。
未来，合思将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。合思拥有免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队为企业提供全方位的服务保障。
如果您的企业也有财务数字化转型的需求，不妨抓住财务自动化趋势的机遇，拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还可申请免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
