在国家政策的强力推动下，企业电子会计档案管理正经历着深刻的变革。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新的挑战。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。与此同时，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其旗下的合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思档案在这场电子会计档案管理变革中，正发挥着至关重要的作用，其独特的优势也逐渐凸显，有力地保障了企业的费用报销合规。
传统档案管理痛点凸显 费用报销合规难题待解
在传统档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，费用报销合规也受到了严重的影响。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大。不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。这使得企业在费用报销合规审查等方面难以获取准确的数据支持，增加了合规风险。
财务人员则被繁重的档案整理工作所困扰。档案数据量庞大，整理过程需要手动逐一匹配、核对确认，不仅枯燥繁复，还耗费大量时间，导致工作热情降低。在费用报销审核过程中，由于数据整理的低效，很难及时发现报销中的合规问题。
业务人员在出差、招待等活动后的报销流程也十分繁琐。他们需要留存纸质票据并上交，这不仅耗费时间，还容易出现票据丢失等问题，影响费用报销的合规性。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题都给费用报销合规带来了极大的挑战。
合思档案方案多元 满足费用报销合规多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，有力保障费用报销合规。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。在费用报销合规方面，能够为高管提供准确的数据支持，帮助他们更好地把控合规风险。
对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在费用报销审核中，能够快速准确地处理报销数据，确保报销合规。
面向外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，提高了审计效率，也保障了费用报销在审计环节的合规性。
核心模块功能强大 筑牢费用报销合规防线
合思档案的核心模块各具特色，功能强大，为费用报销合规筑牢了坚实的防线。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这使得企业能够将费用报销相关的各类档案进行全面、规范的管理，确保报销档案的完整性和合规性。
证据链完整性解决方案利用可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在费用报销中，能够确保报销凭证与相关业务的关联准确无误，防止虚假报销等合规问题。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在费用报销审核和合规检查时，能够快速准确地获取相关档案信息，提高工作效率和合规性。
数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在费用报销中，能够确保数电票的合规使用和管理，避免因发票问题导致的报销合规风险。
竞争优势显著 助力费用报销合规管理
与市场上其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，能够更好地保障企业的费用报销合规。
合思档案是专精特新企业的产品，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户。这充分证明了其产品的可靠性和市场认可度。
合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还减少了人为因素导致的合规风险，保障了费用报销的准确性和合规性。
合思档案符合国家政策要求，能进行电子会计档案合规性管理。它具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在费用报销合规管理方面，能够紧跟政策变化，确保企业的报销操作始终符合法规要求。
使用合思档案可实现显著的降本增效。它能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了费用报销管理的效率和合规性。
此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这些资质和荣誉进一步证明了其产品的质量和可靠性，为企业的费用报销合规管理提供了有力保障。
成功案例见证 彰显费用报销合规成效
众多成功案例见证了合思档案在保障企业费用报销合规方面的显著成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这使得企业在费用报销管理中能够更加高效、准确地处理数据，有效保障了报销的合规性。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在费用报销方面，统一的管理标准和高效的处理流程确保了报销的合规性和准确性。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这使得企业在费用报销审核和合规检查时能够更加便捷、高效地获取相关信息，保障了报销的合规性。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多痛点。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在费用报销管理中，这种高效的管理模式确保了报销流程的合规性和透明度。
优质服务护航 保障费用报销合规无忧
合思拥有完善的服务体系，为企业的费用报销合规管理提供了有力的保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能享受到合思专业、及时的服务。
合思的联系地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。企业可以通过多种方式与合思取得联系，获取相关的产品信息和服务支持。此外，还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码与合思互动，了解最新的产品动态和行业资讯。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。合思坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您想体验合思档案为费用报销合规管理带来的便利和价值，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。
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