在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这一转型过程中有着深刻的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
自2011年起，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了多个系统，但实际效果却不尽如人意。整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高，与预期的转型目标存在较大差距。在“财务预算与差旅”管理方面，更是面临着诸多痛点。
转型前痛点：“财务预算与差旅”困境重重
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操作体验差合规难
动力源员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费时间，还降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。在“财务预算与差旅”管理上，这种繁琐的操作严重影响了工作的准确性和效率。 -
系统割裂数据分散
同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个不同的系统中，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化。在“财务预算与差旅”方面，这种信息滞后的情况，使得企业难以对预算进行有效的控制和管理。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型的费用支付方式也不同，进一步增加了“财务预算与差旅”管理的难度。 -
组织架构复杂流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需要通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这使得“财务预算与差旅”管理的效率大打折扣。
合思解决方案：重塑“财务预算与差旅”管理格局
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系统集成无缝对接
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种系统集成，打破了数据之间的壁垒，为“财务预算与差旅”管理提供了更准确、及时的数据支持。 -
无需报销革新体验
在产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，这极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式大大简化了“财务预算与差旅”的报销流程，提高了工作效率。 -
强大连接打破壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这使得“财务预算与差旅”管理中的数据流转更加顺畅，提高了企业的整体运营效率。
实施过程：稳步推进“财务预算与差旅”转型
合思与动力源展开了深度的财务数字化合作，逐步推进系统集成和产品应用。在系统集成过程中，合思确保HR系统和BPM系统的数据能够准确无误地同步到合思费控中。这需要专业的技术团队和严谨的工作流程，以保证数据的安全性和准确性。
在无需报销的产品应用方面，合思积极引导业务人员适应新的消费和报销模式。通过培训、宣传等方式，让业务人员了解免垫资、免开票等优势以及消费管控规则。这一过程需要耐心和细致的工作，以确保业务人员能够顺利接受并使用新的模式，从而提升“财务预算与差旅”管理的效率。
转型成果：“财务预算与差旅”管理成效显著
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操作体验全面革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这使得“财务预算与差旅”管理更加高效，员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。 -
员工体验大幅提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的工作效率，还提升了员工的使用体验，让员工在“财务预算与差旅”管理中感受到了更多的便利。 -
财务管控更加合规
财务审批有了更明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，从而提升了“财务预算与差旅”管理的质量。 -
管理实现全程管控
动力源的管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提升了“财务预算与差旅”管理的科学性和有效性。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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