合思档案：引领发票数字化流程变革，开启企业财务数智新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业深挖净利润，在财务数智化领域崭露头角。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。同时，国家政策也大力支持电子档案的发展，从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，这也让电子会计档案成为企业数字化建设的必然选择。然而，许多企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，以及数据存储线下载体的难题。因此，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，才能最终实现企业的全面数字化。

合思档案作为合思公司旗下的一款重要产品，应运而生。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业的发票数字化流程提供了强有力的支持。

合思档案全景概览：开启档案管理新纪元

合思档案定位明确，致力于为企业提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案、共享调阅解决方案等。通过这些功能模块，合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。例如，它能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达100%。在发票数字化流程中，它通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制，企业可以在线自由调阅档案，同时预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

核心功能剖析：为发票数字化流程保驾护航

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在发票数字化流程中，多源采集是关键的第一步。合思档案提供了两种采集方式。一方面，接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。另一方面，手动采集，自主补录。支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了发票等相关数据能够全面、准确地汇聚到系统中。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎，自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。这在发票数字化流程中，大大提高了发票与相关凭证、单据的匹配效率。字段映射，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。同时，“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保发票等档案数据的质量。

• 档案管理：精细管控的坚实后盾
  档案管理环节至关重要。权限管理，精准管控。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在发票数字化流程中，确保了发票数据的安全性和保密性。档案目录，灵活扩展。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：数据价值的深度挖掘
  档案应用让发票等档案数据“活起来”。多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。在发票数字化流程中，企业可以快速准确地查询到所需的发票信息。一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理全流程线上化管控，电子与实物档案高度关联。

优势对比：传统与合思档案的鲜明反差

传统纸质档案管理在发票数字化流程中存在诸多弊端。它有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而且还存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

而合思档案则实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在发票数字化流程中，便捷调阅不打印，混序归集免组装，能为企业显著降本增效，如节约纸张和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。它具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且及时应对变化。与传统档案管理方式相比，合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

应用案例鉴证：合思档案的实践成效

某企业年单据量达2.6亿，在发票数字化流程及档案管理方面存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间且易损坏、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散无法智能查找等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案在发票数字化流程中具有巨大的价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有强大的技术实力和丰富的应用案例，未来将不断拓展服务范围，提升服务质量，帮助更多企业实现财务档案管理的数字化、智能化升级。

如果您想亲身体验合思档案在发票数字化流程中的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化新征程。