合思档案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理方面面临着各自的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用的问题。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。而业务人员在差旅出差申请后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。

企业纸质档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来进行存储。高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等情况。

合思档案：精准破局，满足多元需求

面对上述痛点，合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。在差旅出差申请等业务场景中，能够提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在处理差旅出差申请相关的档案时，能够更加高效准确。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

功能概览：全生命周期管理，多维度助力

合思档案拥有丰富强大的功能，涵盖电子会计档案全生命周期管理的各个方面。

在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等方式进行采集，内部则通过EAI插件、API接口等途径采集。预归档服务包括自动归档、业务检测等功能。基础管理涉及档号管理、账套管理等。档案服务有身份调查、档案借阅等。统计分析涵盖进销项统计、资金统计等。应用层具备辅助审计、证据方案库等功能。

多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。在差旅出差申请相关的档案数据采集上，也能做到高效准确。

智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量，还有关联检索、全文检索等辅助功能，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

核心亮点：优势凸显，引领行业潮流

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，支持在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。在处理差旅出差申请相关档案时，能让相关人员快速便捷地调阅档案。

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

价值体现：降本增效，数据驱动发展

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效，企业可以更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在差旅出差申请相关档案管理上，也能大大降低成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对差旅出差申请等相关档案数据的分析，做出更明智的决策。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

典型场景：量身定制，解决实际难题

合思档案在不同类型企业的典型场景中都能发挥重要作用。

对于档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合的集团型企业，合思档案可提供安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等解决方案。在处理差旅出差申请相关档案时，能够规范流程，提高效率。

对于会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的企业，合思档案可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄。

对于会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题的企业，合思档案可提供数据集成、业务检测、跨系统调阅等解决方案。在差旅出差申请档案的整合和利用上，能发挥重要作用。

对于业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐的企业，合思档案可提供数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等解决方案。

成功案例：实践验证，效果显著

合思档案在实际应用中取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。在差旅出差申请相关档案管理上，也实现了高效便捷。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合的问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业会计档案散落各系统，存在档案管理低效、数据未有效整理利用等问题。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅出差申请档案管理方面，也取得了良好的效果。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：专业领先，值得信赖

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。在肖秋会、汤俊妹、许晓彤等档案著名学者发布的相关研究中，明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向，合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续为企业的数字化转型提供有力支持。

如果您想让企业的财务档案管理更加高效、合规、低碳，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，体验其强大的功能和卓越的服务。如需了解更多信息，可拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com 。