在当今竞争激烈的商业环境中，企业差旅管理与财务管理的高效协同变得愈发重要。一家世界500强旗下的教育服务品牌，敏锐地意识到财务数字化转型的迫切性。该企业在快速发展的过程中，面临着企业差旅与财务管理方面的诸多难题。其业务、财务系统繁多且相互独立，数据无法互通，这不仅给财务管理带来了极大挑战，也对企业差旅相关费用的管控与核算造成了阻碍。而合思凭借专业的解决方案，为该企业开启了全新的财务与企业差旅管理篇章。
业务迷局：企业差旅背后的财务管理困境
该教育服务品牌业务广泛，企业差旅活动频繁。随着业务的拓展，财务管理的复杂度急剧上升。企业的业务、财务系统众多，彼此孤立，数据难以流通。这导致结构化数据提取异常困难，尤其是在处理企业差旅相关的电子发票时，打印、查重、验伪等工作耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物档案管理也是一大难题。企业差旅产生的各类票据、凭证等实物存档占用了大量物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，让财务人员苦不堪言。不仅耗时长，还容易出错。在企业差旅相关的发票、外部附件、凭证、账簿、报表装订方面，要求高且费时费力。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，档案资产利用率极低，这对企业差旅费用的精准核算与管控带来了很大影响。
破局之钥：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，不仅解决了财务管理难题，也为企业差旅管理提供了有力支持。该方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口多达40种 + ，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收，企业差旅相关的各类票据、凭证等都能得到有效管理。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这使得企业差旅产生的各种数据能够灵活、便捷地传入系统。
方案实现了自动归档，具备智能组单、四性检测等功能。涵盖的会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像等，企业差旅费用相关的档案也能全面管理。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，也让企业差旅费用的核算与查询更加高效。
落地征程：方案实施的具体步骤
合思首先通过广泛连接异构系统，将各种档案数据进行整合，确保企业差旅相关的档案数据应收尽收。利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将企业差旅产生的数据传入系统。
系统接收到数据后，进行智能组单、四性检测等操作，完成自动归档。凭借强大的规则引擎自定义搭建，实现对档案的高效管理和快速调阅。无论是企业差旅费用的报销凭证，还是相关的合同、审批单等，都能在系统中快速找到。
成效彰显：方案带来的显著成果
实施解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，企业差旅费用的核算与管理也更加便捷。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。企业员工在查询企业差旅相关档案时，无需再在大量的纸质文件中寻找，只需在系统中轻轻一点，即可快速获取所需信息。
通过试点改造，企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张，企业差旅活动更加频繁的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业差旅产生的大量票据、凭证等无需再进行繁琐的纸质存档，降低了管理成本。
客户心声：对合思方案的高度认可
企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这体现了企业对合思方案的认可和信心，也表明合思的方案为企业差旅与财务管理带来了实实在在的改善。
行动召唤：选择合思开启高效管理之旅
合思拥有强大的功能，除了上述的电子化会计档案管理方案外，还具备差旅申请、商旅线上订购等20多项功能，能为企业提供全方位的财务收支管理服务，尤其是在企业差旅管理方面具有显著优势。
合思提供免费试用、灵活定价模式等多项服务，能满足不同企业的需求。无论是小型企业的偶尔企业差旅活动，还是大型企业的频繁企业差旅安排，合思都能提供合适的解决方案。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，值得更多企业选择。如果您的企业也面临着企业差旅管理与财务管理的难题，不妨通过400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站了解详情，还可以免费试用合思的解决方案，开启高效管理之旅。
