在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年，2011年在深交所中小板上市的红枣行业领军企业，正借助合思档案的强大功能，成功解决财务档案管理难题，实现降本增效的目标。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。
好想你业务困境剖析
好想你健康食品股份有限公司拥有着154.21亿元的品牌价值，旗下有1000 + 员工，分布在全国400 + 门店，还有18家归档主体以及2W + 零售网点，每年产生3.6W + 的凭证数。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理成为了一项艰巨的任务。
在传统的财务归档过程中，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。例如，当员工进行报销记录查询时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，效率极其低下。同时，大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。
合思破局方案呈现
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数据同源便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以便捷地利用系统，进行一键联查。当员工进行报销记录查询时，只需在系统中输入相关关键词，就能快速定位到所需的档案信息，工作效率得到了有效提升。以往需要花费数小时甚至数天才能完成的查询工作，现在只需几分钟即可轻松搞定。 -
自动组装审计提效
合思档案具备自动组装功能，使得内外审计更加便捷。审计工作以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。在审计过程中，审计人员可以通过系统快速获取所需的报销记录查询信息，对企业的财务状况进行全面、准确的评估。 -
实物管理精准匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。查阅者在进行报销记录查询时，只需查询电子档案，就能精准定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查找效率，还减少了因实物档案管理不善而导致的丢失和损坏问题。
方案落地实施步骤
合思团队深知每个企业都有其独特的业务流程和需求。因此，在为好想你提供服务时，首先与好想你财务部门进行了深入沟通，详细了解其业务流程和需求。在此基础上，制定了针对性的方案，确保方案能够贴合好想你实际情况。
接下来，合思团队部署了合思档案系统，并将好想你现有的财务数据进行了整合和迁移。这个过程需要严谨的操作和专业的技术支持，以确保数据的准确性和完整性。在数据迁移完成后，合思团队对好想你财务人员进行了系统操作培训，确保他们能够熟练使用新系统。通过培训，财务人员能够快速掌握报销记录查询等各项功能的使用方法，为后续的工作打下了坚实的基础。
方案实施显著成效
方案实施后，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果与效益。在人工耗时方面，减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，预计每年可减少综合成本20万元，为企业节约了大量的资金。员工在进行报销记录查询时，也感受到了前所未有的便捷，再也不需要花费大量时间整理和查找纸质单据。
好想你高度评价反馈
好想你财务负责人表示，合思档案系统极大地提高了财务工作效率，降低了成本，解决了多年来纸质档案管理的难题。通过使用合思档案系统，财务工作变得更加规范、高效，报销记录查询等日常操作也变得更加便捷。员工也反馈，使用合思档案后，报销流程更加便捷，再也不需要为了查找纸质单据而烦恼。这不仅提高了员工的工作满意度，也提升了企业的整体运营效率。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。财务数智化转型已经成为企业提升竞争力的必经之路。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
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