在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如精准的风向标，明确昭示着我国电子凭证改革正以风驰电掣之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代的大幕已然徐徐拉开。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化进程中的必由之路。它就像一把神奇的钥匙，不仅能够巧妙地优化管理流程，成功突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能如同精打细算的管家一般，有效降低单位的运行成本以及资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型，达成鱼与熊掌兼得的美好局面。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。并且，基于合思档案在行业应用中的深厚积累和丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这部案例集宛如一座知识的宝库，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供了宝贵的指引。
市场形势：数字化浪潮下的电子凭证新征程
在当前的市场环境中，我国电子凭证改革的步伐不断加快，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。这意味着电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型的进程将进一步提速。
电子凭证全流程无纸化对于财务数智化而言，具有不可替代的重要性。它是实现财务真正数字化的关键一步，因为会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能让企业的财务数据真正流动起来，发挥出其最大的价值。
合思推出的合思档案，就像是一艘精准驶向数字化彼岸的巨轮，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，完美顺应了电子凭证数字化转型的市场趋势。通过合思档案，企业可以更加高效地管理电子凭证，提升财务工作的效率和准确性，为企业的数字化发展注入强大的动力。在进行报销记录查询时，企业可以更加便捷地获取相关信息，提高工作效率。
痛点分析：传统纸质档案管理的困境与挑战
在传统的纸质档案管理模式下，企业面临着诸多令人头疼的痛点问题。
好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面遭遇了归档难的困境。财务人员在归档时，需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难，需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。在这样的情况下，报销记录查询变得异常繁琐，影响了工作效率。
COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该企业档案耗材、打印、存储成本高昂，每年达到53323元。而且，门店报销周期长达2个月，效率极低。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规性难以保证。在这种情况下，员工进行报销记录查询时会遇到很多困难，影响了工作体验。
云南菜品牌连锁经营同样深受传统纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这无疑增加了企业的运营成本。档案存储成本也不容小觑，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，而且电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。同时，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。这使得企业在进行报销记录查询时效率低下，影响了企业的整体运营效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理方面也存在诸多问题。在整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，工作量巨大。这使得报销记录查询变得困难重重，影响了企业的财务管理效率。
解决方案整体策略概述：合思档案的一站式破局之道
合思档案的出现，为企业解决传统纸质档案管理的痛点问题提供了一站式的解决方案。
合思档案实现了便捷利用的功能。通过一键联查，用户可以快速获取所需的档案信息，工作效率得到了有效提升。同时，合思档案还具备自动组装的功能，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，电子与实物能够完美匹配，查阅者查询电子档案即可快速定位实物位置，方便快捷。在进行报销记录查询时，用户可以通过一键联查功能快速获取相关信息，提高了查询效率。
合思档案具有强大的智能采集功能。它通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）采集档案数据，确保数据的全面性和准确性。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理提供了有力的支持。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，确保档案的安全和有序管理。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了重要的依据。在报销记录查询方面，智能采集功能可以确保相关数据的全面性和准确性，方便用户进行查询。
合思档案能够打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现统一储存、统一标准、统一管理。它搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。同时，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。在进行报销记录查询时，用户可以通过统一的平台快速获取相关信息，提高了查询的便捷性。
合思档案通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验，保证了档案原生存储的安全合规。它满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升了财务档案管理能力，实现了财务档案数字化。在报销记录查询方面，合规性的保障可以确保用户获取到准确、可靠的信息。
核心模块：采制管用全生命周期管理的智慧之钥
合思档案的核心功能模块涵盖了采制管用全生命周期管理，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。
档案采集采用开放式接口互联、自主采集的方式，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保档案数据的准确采集和高效处理。通过开放式接口互联，合思档案可以与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。自主采集功能则允许企业根据自身需求，灵活采集所需的档案数据。大文件自动切割功能可以将大型档案文件分割成多个小文件，方便存储和管理。数电票自动化解析功能可以快速准确地解析数电票的信息，提高了数据处理的效率。在进行报销记录查询时，准确的档案采集可以确保相关数据的完整性和准确性。
档案制档实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。智能关联功能可以将相关的档案数据进行关联，形成完整的业务链条。自动组装功能可以将分散的档案数据自动组装成完整的档案文件，提高了工作效率。四性检测和业务检测功能可以确保档案数据的真实性、完整性、准确性和可用性。自定义版式文件功能则允许企业根据自身需求，定制档案文件的版式，提高了档案的可读性和美观性。在报销记录查询方面，智能关联和自动组装功能可以让用户更加方便地获取相关信息。
档案管理具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。精准权限管控功能可以根据用户的角色和职责，为其分配不同的档案访问权限，确保档案数据的安全。档案目录灵活扩展功能可以根据企业的业务发展和档案管理需求，灵活扩展档案目录，提高了档案管理的灵活性。水印管理功能可以为档案文件添加水印，防止档案文件被非法复制和传播。档号符合国标要求可以确保档案文件的编号规范、统一，方便档案的管理和查询。在进行报销记录查询时，精准的权限管控可以确保只有授权用户才能查询相关信息。
档案利用支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。多维检索功能可以根据用户的不同需求，从多个维度对档案数据进行检索，提高了查询的准确性和效率。一站式预览功能可以让用户在一个界面上快速预览档案文件的内容，无需频繁切换页面。在线借阅功能可以让用户通过网络在线借阅档案文件，提高了档案的利用效率。异构系统联查功能可以实现与其他业务系统的联合查询，为用户提供更加全面的信息。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能可以让企业更加方便地管理实物档案，提高了档案管理的效率。在报销记录查询方面，多维检索和一站式预览功能可以让用户更加快速、准确地获取相关信息。
竞争优势：合思的雄厚实力与卓越品质
合思作为一家具有强大实力的企业，在电子会计档案管理领域具有诸多显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，资金实力雄厚。充足的资金为合思的技术研发和业务拓展提供了坚实的保障，使得合思能够不断投入资源进行产品的创新和优化，为用户提供更加优质的服务。在进行报销记录查询时，合思可以利用雄厚的资金投入研发更加高效、便捷的查询功能，提高用户的查询体验。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，具备强大的技术研发能力。研发中心汇聚了一批优秀的技术人才，他们不断探索和创新，致力于为用户提供更加先进、可靠的产品和服务。通过不断的技术创新，合思档案的功能不断完善，性能不断提升，能够更好地满足用户的需求。在报销记录查询方面，强大的技术研发能力可以为用户提供更加智能、高效的查询方式。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务网络广泛。广泛的服务网络可以确保合思能够及时响应用户的需求，为用户提供更加便捷、高效的服务。无论是在国内还是国外，用户都可以轻松地获得合思的服务支持。在进行报销记录查询时，广泛的服务网络可以确保用户在遇到问题时能够及时得到帮助。
截至目前，7000 +付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，市场认可度高。众多企业和财务人员的选择，充分证明了合思档案的卓越品质和强大功能。在报销记录查询方面，高市场认可度意味着更多的用户在使用过程中获得了良好的体验，也为新用户提供了可靠的参考。
成功案例：合思档案的实战硕果
合思档案在不同行业的成功案例，充分展示了其实际应用效果和强大的价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这不仅提高了企业的工作效率，还降低了企业的运营成本。在报销记录查询方面，员工可以更加快速、准确地查询到相关信息，提高了工作效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，也收获了丰厚的回报。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这使得企业的运营更加绿色、高效，同时也为企业节省了大量的成本。在报销记录查询方面，员工可以更加便捷地查询到报销记录，提高了报销的效率。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。这使得企业的财务管理更加规范、高效，同时也为企业的发展提供了有力的支持。在报销记录查询方面，企业可以更加快速地查询到相关信息，提高了财务管理的效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。这使得企业的档案管理更加高效、合规，同时也为企业节省了大量的成本。在报销记录查询方面，员工可以更加快速、准确地查询到相关信息，提高了工作效率。
服务体系：以客户为中心的全方位支持
合思秉承以客户为中心的服务理念，为用户提供全方位的服务支持。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的服务。直营服务网络的存在，使得合思能够更加贴近客户，及时了解客户的需求，为客户提供更加个性化的服务。无论是在系统安装、使用培训还是日常维护方面，合思的服务团队都能够为客户提供专业的支持。在进行报销记录查询时，如果客户遇到问题，直营服务网络可以确保客户能够及时得到帮助。
合思通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，确保客户能够得到全方位的支持。合作伙伴的加入，使得合思的服务更加多元化、专业化。合作伙伴可以根据当地的实际情况，为客户提供更加贴心的服务。在报销记录查询方面，合作伙伴可以为客户提供本地化的支持，提高客户的查询体验。
合思的服务涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户多样化的需求。通过一站式的服务，客户可以在一个平台上完成多项财务工作，提高了工作效率。在报销记录查询方面，全方位的服务可以为客户提供更加便捷的查询方式，让客户能够更加轻松地管理自己的报销记录。
合思为客户提供的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为客户提供了一站式的解决方案。合思档案的出现，让客户无需再为电子凭证的处理和管理而烦恼，只需要专注于企业的核心业务。在报销记录查询方面，一站式的解决方案可以让客户更加快速、准确地查询到相关信息，提高了查询的效率。
结尾：合思档案的美好未来与诚挚邀约
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥了至关重要的作用。它就像一位贴心的管家，帮助企业解决了传统纸质档案管理中的诸多痛点问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到了更加有效的利用。
《电子会计档案实践案例集》就像一座灯塔，为企业在电子凭证数字化转型的道路上照亮了前行的方向，具有极高的参考价值和借鉴意义。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断提升技术和服务水平，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将在未来发挥更大的作用，助力企业实现更高质量的发展。
