在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务档案管理至关重要。它不仅关系到企业的合规运营，还对企业的成本控制和效率提升有着深远影响。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，来看看合思档案是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现费用报销合规的。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业，被誉为“中国红枣上市第一股”。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体以及2万多个零售网点，年凭证数达3.6万多张。此外，好想你还拥有世界最有特色的红枣博物馆，是河南省试点单位。如此庞大的企业规模，对财务档案管理提出了极高的要求。
困境重重：好想你财务档案管理之殇
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归档难题耗时费力
在财务归档环节，好想你面临着巨大的挑战。财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工核对，稍有疏忽就可能导致档案信息不准确。而且，在这个过程中，档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来合规风险，严重影响费用报销合规。 -
查找缓慢效率低下
纸质档案的管理方式受限于时间和空间。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一寻找，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这使得财务工作的效率大打折扣。在紧急情况下，不能及时获取所需档案，可能会影响企业的决策和运营，也不利于费用报销合规的落实。 -
成本高昂负担沉重
大量的纸质档案管理，对空间和人力都有着巨大的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些都增加了企业的运营成本，给企业带来了沉重的负担，不利于企业在费用报销合规的前提下实现成本控制。 -
合规隐患不容忽视
纸质档案管理办法存在诸多弊端。它无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当今数字化时代，这种管理方式已经不能满足企业的管理要求，存在着较大的合规隐患，可能会导致费用报销不合规的情况发生。
破局之策：合思档案解决方案登场
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打破壁垒数据同源增效
合思为好想你提供的解决方案，首先是打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，为财务人员实现便捷利用，只需一键联查，就能快速获取相关的财务信息。这大大提升了工作效率，让财务人员能够更加轻松地完成各项工作，确保费用报销合规。 -
自动组装审计便捷升级
在审计方面，合思的方案采用内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式。系统能够自动组装相关的审计资料，提升审计效率。这使得审计工作更加准确、高效，减少了人为因素的干扰，进一步保障了费用报销合规。 -
实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就能精准定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还降低了档案管理的成本，有助于企业实现费用报销合规。
成果显著：合思方案助力好想你蜕变
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人工耗时大幅减少
通过合思档案的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。人工耗时减少了90%，财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，更好地保障费用报销合规。 -
总部管理耗时降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%，这使得总部能够更加高效地处理档案信息，及时掌握企业的财务状况。同时，也提高了企业的决策效率，为企业的发展提供了有力支持，有利于费用报销合规的全面落实。 -
借阅管理效率提升
借阅管理的管理耗时减少了67%，查阅者能够更加快速地获取所需档案，提高了工作效率。这也促进了企业内部信息的流通和共享，推动了企业的协同发展，保障了费用报销合规的顺利进行。 -
综合成本显著降低
预计好想你每年能够减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔可观的节省。通过降低成本，企业能够提高自身的竞争力，在市场中占据更有利的地位，实现费用报销合规与成本控制的双赢。
引领变革：合思档案邀您同行
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖出更多净利润。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500多家合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用，保障了费用报销合规。
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