合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子会计档案管理正经历着一场深刻变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。加强信息化建设，已成为企业在这场变革中站稳脚跟的关键。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都面临着各自的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大以及数据难以分析利用而忧心忡忡；财务人员被海量档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气；业务人员则在报销纸质票据的繁琐流程中疲于奔命。

纸质档案管理不仅有着高显性成本，如纸质凭证输出的高额耗材成本和对存储空间的巨大需求，还存在高隐形成本，像手工装册归档的重复性大量工作以及数据无法有效利用。同时，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案又容易损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。而合思档案，正是顺应这一时代需求应运而生的解决方案。

合思档案：科技赋能的财务伙伴

北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它基于广泛连接的生态，能与业财系统广泛连接，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。

核心功能：创新实用的完美融合

• 智能采集：多元途径高效获取
  合思档案的智能采集功能提供了多源采集方式。一方面，接口互联自主采集基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料。另一方面，手动采集支持多种便捷补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能大大提高了财务文档流转的效率，让企业能够快速准确地获取所需的档案数据。

• 智能制档：规则驱动高效整合
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。同时，还具备关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化展示。此外，字段映射功能可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析，进一步优化了财务文档流转的流程。

• 专用版式：灵活存储降低成本
  合思档案的专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，可对档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”，在财务文档流转过程中，为企业提供了更加便捷和高效的存储方式。

• 双模检测：保障合规数据安全
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了财务文档流转过程中的合规性和数据安全性。

优势凸显：对比传统脱颖而出

• 降本增效：节约成本提升效率
  与传统档案管理方式相比，合思档案在降本增效方面表现卓越。它能节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档。传统纸质档案管理的高显性成本和高隐形成本在合思档案面前相形见绌，合思档案让企业能够更有效地“收紧钱袋子”，优化财务文档流转的成本和效率。

• 合规保障：满足政策要求
  在合规性方面，合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，实现归档即合规，满足国家政策要求的档案系统合规性管理。而传统电子会计凭证文件可能缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏，存在合规风险。合思档案为企业的财务文档流转提供了可靠的合规保障。

• 数据利用：激活数据价值
  合思档案能让数据“活起来”，实现从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它可通过多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查效果。相比之下，传统档案查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，日常检索依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低。合思档案在财务文档流转中，充分挖掘了数据的价值。

• 广泛连接：整合档案数据
  合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。而传统会计档案可能散落各系统，档案数据未得到有效整理利用。合思档案加强了财务文档流转的连接性和整合性。

应用案例：见证实际价值

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提升了财务文档流转的效率。

• 案例二：集团型企业的合规管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，优化了财务文档流转的合规性和成本。

• 案例三：低效管理企业的全面升级
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、档案管理痛点多（会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范）。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，改善了财务文档流转的各个环节。

• 案例四：教育集团的流程简化
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散查询繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了财务文档流转的便捷性。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它帮助企业显著降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。未来，电子会计档案管理将朝着更加智能化、自动化、合规化的方向发展，合思档案也将持续迭代升级，为企业提供更优质的服务。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您想体验合思档案带来的高效财务文档流转解决方案，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。