在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证改革正驶入快车道。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证应用范围不断扩大，数字化进程持续加速。
然而，在这场变革中，企业在财务档案管理方面却面临着诸多痛点。电子凭证接收、报销、入账、归档等环节困难重重，给企业的财务管理带来了巨大挑战。在财务归档时，企业需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。同时，纸质档案管理成本居高不下，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的空间，还需要耗费大量的人力进行管理。更重要的是，纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业日益严格的管理要求。此外，纸质档案查找困难，受时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了企业的工作效率。
在这样的背景下，一款高效的财务智能化工具——合思档案应运而生。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一站式的财务档案管理解决方案。
合思档案：全方位财务数智化服务蓝图
合思档案不仅仅是一个简单的档案管理系统，它是基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案构建而成的。它为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，形成了一个完整的财务生态系统。
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印、混序归集免组装以及电子会计档案全生命周期管理等多个方面。在业务层，它涉及内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等；在核算系统方面，包括财务系统、资金系统等；在应用层，还包括辅助审计、证据方案库等。这种全面的功能覆盖，使得合思档案能够满足企业不同层面的财务档案管理需求，为企业提供更加高效、便捷的服务。
核心功能亮点：全生命周期管理创新
合思档案在电子会计档案的全生命周期管理方面，展现出了卓越的创新性和优势。它在采集、制档、管理、利用四个核心环节都具备独特的功能亮点。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够高效准确地获取档案数据。同时，它还具备大文件自动切割·数电票自动化解析的功能，大大提高了档案采集的效率和准确性。
在档案制档环节，合思档案实现了智能关联·自动组装，通过四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的准确性和合规性。这使得企业在制档过程中无需手动进行复杂的操作，大大节省了时间和精力。
在档案管理环节，合思档案具备精准权限管控·档案目录灵活扩展的功能，同时采用水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全和规范管理。企业可以根据不同的用户角色和权限，对档案进行精细化管理，确保档案数据的安全性和保密性。
在档案利用环节，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据等功能，方便用户高效利用档案。企业可以通过多种方式快速查找所需档案，实现实时调阅和同时借阅，大大提高了工作效率。
多方面收益：成本节约与效率提升并行
企业使用合思档案能够获得多方面的收益，不仅可以实现成本节约，还能提升工作效率，保障财务档案的合规性。
在成本节约方面，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。
在效率提升方面，合思档案助力企业显著提升工作效率。例如，好想你使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。
在合规保障方面，合思档案能够保障企业财务档案的合规性。如金牌橱柜使用合思档案后，档案合规性达到了100%；中文传媒通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储的安全合规。
广泛适用性：不同行业的典型应用场景
合思档案具有广泛的适用性，能够满足不同行业的财务档案管理需求。以下是一些不同行业的典型应用场景。
在食品行业，好想你面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其实现了一键联查，提升了工作效率，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，提高了档案管理水平。
在餐饮行业，COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等问题。合思档案帮助其实现了无纸化管理、去人工化和资产化，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
在数字阅读行业，帆书有档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案助力其实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，财务结账效率提高了50%。
在国企领域，中文传媒以主营业务整体借壳上市且具有多介质、平台化、全产业链的特点。合思档案帮助其实现了电子凭证采集、验签、解析、校验等全流程管理，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万元。
客户成功案例：见证合思档案的卓越成效
以下是部分有代表性的客户成功案例，让我们一起见证合思档案的卓越成效。
好想你健康食品股份有限公司业务痛点包括归档难、查找慢、成本高、不合规。合思档案解决方案为打破壁垒，实现数据同源，一键联查；自动组装，审计便捷；实物高效管理，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配。方案实施后，好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师业务痛点为成本高、效率低、合规难。解决方案是上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析；去人工化，减少人力成本50%，提高效率；资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。方案实施后，COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司业务痛点集中在整理、保管、存储、管理利用等环节存在诸多不便。解决方案是统一存储，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化。方案实施后，金牌橱柜档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万元以上/年，档案合规性达到了100%。
海亮教育科技服务集团业务痛点有数据乱、存储贵、效率慢、利用难。解决方案包括通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，自动归档，提供自助OA，集成金蝶EAS，对原有的纸质档案进行数字化处理。方案实施后，海亮教育档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
在电子凭证全流程无纸化时代已经到来的今天，企业应抓住这一机遇，借助合思档案这一强大的财务智能化工具，实现财务数智化转型。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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