在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，在教育领域有着广泛的业务布局。然而，随着业务的不断拓展，该企业在财务数字化方面面临着诸多挑战。
该企业的业务和财务系统众多，且相互独立运行，数据之间无法实现互通。这导致结构化数据的提取变得十分困难，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。同时，企业的会计档案管理也面临着重重难题。
企业采用实物存档的方式，占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这使得企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费了大量的时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，操作起来费时费力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
业务迷雾待拨云
该企业的业务系统和财务系统犹如一座座孤岛，彼此孤立。各个系统产生的数据无法有效整合，使得结构化数据的提取成为一项艰巨的任务。在电子发票管理方面，工作人员需要花费大量的时间进行打印、查重和验伪，不仅效率低下，还造成了资源的浪费。
实物存档的方式给企业带来了沉重的负担。大量的档案资料需要占用专门的存储空间，还需要配备专人进行管理。然而，即使如此，档案损坏的情况仍然难以避免，这给企业的合规运营带来了潜在的风险。
纸质档案的录入工作是一项繁琐且容易出错的任务。工作人员需要不断地重复录入操作，不仅耗费时间，还容易出现数据错误。发票、外部附件等的装订要求严格，每一个环节都需要精心操作，这进一步增加了工作的难度和时间成本。
由于实物凭证与业务分散，档案的查找和借阅变得十分困难。企业无法通过智能搜索的方式快速准确地找到所需的档案，档案查阅缺少留痕，也无法实现多人同时借阅，这使得档案资产的利用率大打折扣。
合思妙策解困局
面对该企业在财务数字化方面的困境，合思为其提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA 以及各种业务系统产生的数据。其自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，无需进行开发成本投入即可实现系统的介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，既可以通过影像支撑的方式进行数据传输，也可以利用外部设备进行扫描，还支持人工上传。这种多样化的传输方式，满足了不同场景下的数据采集需求。
合思的系统具备自动归档功能，包括智能组单和四性检测等。该系统涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等多个方面，实现了会计档案的全流程管理。
在会计类档案管理方面，其范围广泛，内部包括凭证、订单等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。通过对这些档案的有效管理，企业能够实现财务数据的集中化和规范化。
方案落地步步精
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，通过自动封装接口连接异构系统，将各类档案数据进行采集。这些接口就像一条条数据高速公路，将分散在各个系统中的数据汇聚到一起。
接着，对采集到的档案数据进行接口传输。可以利用影像支撑的方式，将纸质档案转化为电子影像进行传输；也可以通过外部设备扫描，快速准确地获取档案数据；还支持人工上传，满足一些特殊情况下的数据录入需求。
然后，利用系统进行智能组单和四性检测等操作，实现自动归档。智能组单功能能够根据预设的规则，将相关的档案数据进行组合，提高归档的效率和准确性。四性检测则确保了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。
最后，对会计类档案进行分类管理，包括内部和外部的各类档案。通过合理的分类，企业能够更加方便地查找和使用档案数据，提高档案资产的利用率。
转型成果耀光芒
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。年均 60 万 + 的会计凭证和 36 万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷高效。通过多维度穿透查询功能，企业能够快速准确地找到所需的档案。以电子借阅为主的方式，简便高效，满足了多人同时借阅的需求。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到了 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数的增长，管理效能得到了大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
客户赞誉口碑佳
该企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年与合思合作建设电子档案系统后，取得了显著的成效。
企业的财务自动化率达到了 91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效地管理了大量的数据。预计到 2024 年，自动化率将超过 97%，财务管理效率提升、成本降低的效果显著。
企业认为这是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，对合思的解决方案给予了高度认可。合思的财务数字化软件为企业的财务数字化转型提供了有力的支持，帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
在当前的经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它能够为企业提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。
合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。目前，合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，不妨拨打 400 – 105 – 6505 联系合思，还能享受免费试用，体验财务数字化软件带来的便捷与高效。
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