在企业的发展历程中，财务数字化转型是提升管理效率、增强竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化的征程中也面临着诸多挑战。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。然而，如此庞大而复杂的组织架构和业务体系，使得动力源在差旅费用核算等财务数字化方面遇到了不少棘手的问题。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型过程中所面临的痛点。
转型痛点：差旅费用核算迷雾重重
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，实际情况与预期目标差距较大。到2021年与合思合作时，问题更是凸显。
多系统操作体验极差，员工在进行差旅费用核算时，申请单需要在各系统间来回切换提交，报销数据还得财务手工录入系统。发票验真、查重也只能靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得差旅费用核算的效率极其低下。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这让财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者还无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，差旅费用核算自然难以精准把控。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅费用核算涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了差旅费用核算的难度。
公司组织架构复杂，各主体流程繁复。随着组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，差旅费用核算的准确性也受到影响。
合思方案：差旅费用核算的精准良方
面对动力源在差旅费用核算等财务数字化方面的重重难题，合思提供了一系列行之有效的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同打通了企业数据的任督二脉，为差旅费用核算提供了准确的数据基础。
在产品应用上，合思推出了无需报销的模式，让员工真正感受到了数字化的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作，极大地简化了差旅费用核算的流程。
合思系统的连接能力也非常强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让差旅费用核算更加高效准确。
实施步骤：差旅费用核算的精细雕琢
合思解决方案的实施是一个循序渐进、精细雕琢的过程。
首先，将动力源现有的HR系统和BPM系统与合思费控进行数据同步。这一步就像是为后续的财务数字化管理搭建了一个稳固的地基，为差旅费用核算提供了准确的数据支撑。
基于同步的数据，在合思费控系统中设置费用标准、审批流程等规则。这些规则就像是差旅费用核算的导航仪，确保每一笔费用都在合理合规的范围内，实现对费用的有效管控。
引导员工使用合思费控系统进行费用申请、报销等操作，同时对员工进行相关培训。只有员工熟练掌握了系统的使用方法，才能真正发挥系统的作用，提高差旅费用核算的效率。
不断优化系统功能和流程，根据动力源的业务变化和需求，及时调整系统设置。就像对一件精美的艺术品进行不断打磨，保证系统的适应性和有效性，让差旅费用核算始终紧跟企业发展的步伐。
显著成果：差旅费用核算的华丽转身
动力源实施合思解决方案后，在差旅费用核算等方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款，企业的资金流转也更加顺畅，差旅费用核算的效率得到了质的飞跃。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。原本花费在差旅费用核算基础工作上的大量时间和精力，现在可以节省下来用于更有价值的工作，为企业创造更多的效益。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅出行更加轻松愉快，差旅费用核算也更加便捷。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，差旅费用核算的准确性和合规性也得到了保障。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在差旅费用核算方面遇到了困境，不妨选择合思。现在可以免费试用合思的解决方案，让合思助力您的企业实现财务数字化升级，挖掘更多净利润。
