解锁高效档案管理新密码：合思档案系统的卓越功能

在数字化浪潮的席卷下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面新的管理难题，加快信息化建设的步伐。数电票要求以 XML 格式存档，并写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应这一“数字化凭证时代”的要求。

与此同时，纸电混合时代的企业还面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且数据难以分析利用的压力；财务人员则被海量档案数据和繁琐的整理、核对工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时也常常遭遇流程繁琐、耗时久的问题。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档工作量大、电子会计凭证管理不善等。

面对这些挑战，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全面、高效、合规的档案管理系统功能。

精准适配：满足多元角色需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是企业的“数据宝藏库”。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。通过这些功能，企业能够实现决策的数智化，提升财务服务效率，降低成本，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们的得力助手。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案提供了便捷的审计方式。审计无需进入档案室，档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。

功能大观：全方位档案管理体系

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案以及数电票解决方案等多个方面。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。在智能采集环节，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等，支持多源采集。既可以通过接口互联自主采集，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，也支持自定义数据采集方案；同时也支持手动采集，自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料。

预归档服务包括自动归档、业务检测等，基础管理涵盖档号管理、账套管理等，档案服务有身份调查、全文检索等，统计分析涉及进销项统计、资金统计等，应用层提供辅助审计、证据方案库等功能。

在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

核心亮点：凸显独特竞争优势

合思档案具有多个核心亮点，展现出其独特的优势。

便捷调阅不打印，混序归集免组装是其一大特色。它打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为数据安全保驾护航。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

价值彰显：助力企业高效发展

合思档案为企业带来了显著的价值。

显著的降本增效是其重要体现。它能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%，检索效率提升 90%，确保管理合规性 100%。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的各个环节更加紧密地联系在一起。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深度挖掘和分析，企业能够做出更加科学、合理的决策。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。合思档案优化了企业的档案管理流程，提高了管理效率，为企业的发展提供了有力支持。

场景实战：验证方案实用价值

合思档案在不同的使用场景中都展现出了强大的实用性。

当企业面临会计档案纸电混合管理难题时，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。它简化了装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

集团型企业在档案管理方面常常面临流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案可实现安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。

对于存在低效档案管理现状的企业，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主且存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等，合思档案可通过数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案能精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

对于业务系统多、系统独立数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印等操作耗时费力且浪费纸张，以及存储、整理、利用等环节存在问题的企业，合思档案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围。搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。完成电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，实现电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。

成功案例：见证卓越实际效果

众多企业的成功案例证明了合思档案的实际效果。

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。管理自动化使得企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用等环节存在问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：凸显独特竞争魅力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足不同企业多样化的管理需求。

在未来，随着政策推动、合规要求以及企业降本增效的需求，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代，不断满足企业日益变化的需求，为企业的数字化转型提供更有力的支持。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您的企业也想实现财务档案管理的高效、合规、数字化，不妨选择合思档案。您可以拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、关注微信公众号或小程序等方式联系我们，还能免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。