在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。企业的信息化建设亟需加快步伐，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同层面的人员都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的难题；财务人员常常被档案整理耗费的大量时间和枯燥的工作所困扰；业务人员则觉得报销纸质票据的流程繁琐至极。同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；高合规风险则有电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它对于企业来说，具有重要的必要性和紧迫性。
合思档案：财务数智化领域的璀璨之星
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，实力雄厚，已累计融资超15亿元人民币。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。基于广泛连接的生态，合思档案为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。目前，合思档案已经服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，其可靠性和专业性得到了充分验证。对于企业的费用核算系统而言，合思档案能够提供强有力的支持，让费用核算系统更加高效、准确。
合思档案核心功能：全方位助力费用核算系统
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多源采集：打通数据壁垒
在费用核算系统中，数据的采集是基础且关键的环节。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这使得费用核算系统能够获取到全面、准确的数据，为后续的核算工作奠定坚实基础。 -
智能制档：整合数据资源
合思档案的智能制档功能为费用核算系统带来了极大的便利。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保费用核算系统的数据质量。 -
档案管理：精准管控高效运作
权限管理在费用核算系统中至关重要。合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。这些功能使得费用核算系统的档案管理更加规范、有序，提高了管理效率。 -
档案应用：多维检索与深度应用
合思档案的档案应用功能丰富多样，为费用核算系统提供了强大的支持。多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理全流程线上化管控，让费用核算系统能够更加高效地利用档案数据。
合思档案VS传统档案管理：费用核算系统的最佳选择
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成本优势：降低显性与隐形成本
在费用核算系统的运行过程中，成本是企业关注的重点。合思档案在成本方面具有显著优势。它可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，减少纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，降低企业显性成本。同时，还能减少手工装册归档重复性工作量，提高数据利用效率，降低隐形成本。这使得企业在费用核算系统的建设和运营中能够节省大量资金。 -
效率优势：大幅提升检索与管理效率
合思档案在效率方面表现卓越。检索效率提升90%，借助规则引擎自动匹配关联，可实现百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大幅提高档案管理效率。通过多系统采集数据和自动匹配组装档案，简化流程，实现档案管理电子化、信息化，提高工作效率。这对于费用核算系统来说，能够加快核算速度，提高工作质量。 -
合规优势：确保费用核算系统合规运行
在当前的政策环境下，合规是企业费用核算系统必须满足的要求。合思档案满足国家政策要求，实现档案合规不打印，支持“四性检测 + 业务检测”，保障财务档案管理合规性。建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，满足档案全生命周期管理闭环要求，确保费用核算系统的合规运行。
合思档案应用案例：费用核算系统的成功实践
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某企业：业财一体，降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。在费用核算系统方面，实现了业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配15min，大大提高了费用核算的效率和准确性。 -
集团型企业：标准化落地，低碳环保
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在费用核算系统中，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效降低了费用核算的成本。 -
某企业：打破数据孤岛，节省成本
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。在费用核算系统中，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提高了费用核算的效率和质量。 -
教育集团：简化流程，提高效率
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案搭建业务证据链，电子原文件独立管理完成合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在费用核算系统中，让费用核算更加高效、准确。
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和成功的应用案例，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合。在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，未来将为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动企业数字化转型进程。
