在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的大势所趋。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
然而，企业传统的纸质档案管理却存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，该公司需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平。
为了解决企业在电子凭证管理方面的难题，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案全景概览
合思档案诞生于数字化转型的大背景下，其目标是为企业提供一站式的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现降本增效和数字化转型。该方案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案适用于各类企业，无论是大型制造业、中小企业，还是不同行业的企业，都能从合思档案中获得价值。它就像一个强大的财务管家，能够帮助企业高效管理电子会计档案，提升财务管理水平。
核心功能闪耀亮点
合思档案具备众多独特的核心功能，能够为企业带来极大的便利和价值。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，它借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够快速、准确地采集各类电子凭证。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保电子凭证在归档前得到妥善处理。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，让企业对电子会计档案的管理更加规范、高效。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
档案采集方面，合思档案具备开放式接口互联·自主采集的特点，能够与企业现有的各类系统进行无缝对接，实现数据的自动采集。同时，它还能对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，提高采集效率。档案制档时，合思档案能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保电子会计档案的准确性和合规性。
显著收益赋能企业
使用合思档案能给企业带来诸多显著的收益。
自动化归档告别重复性工作，让企业员工从繁琐的档案管理工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到核心业务中。档案利用便捷高效，企业可以随时随地调阅所需的电子会计档案，实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控、分析，及时发现潜在的风险和问题。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达 338,910 元。不同企业使用合思档案都取得了显著收益，好想你减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。这些数据充分证明了合思档案在成本节约和效率提升方面的强大实力。
典型场景深度应用
合思档案在多个典型场景中都有出色的应用表现。
在财务报销场景中，员工可以通过合思档案实现无纸化报销，无需打印任何单据。这不仅告别了复杂的报销流程，让报销不再费神，还为企业的业务发展带来了便捷。无纸化为企业节约了大量的纸张成本，同时也提高了报销的效率和准确性。
在审计场景中，内外审计可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，借助合思档案提升审计效率。合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规地完成审计工作。
客户案例彰显实力
多个不同行业的客户成功案例，充分彰显了合思档案的实力和价值。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现了业务证据链完整，数据共享、一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。
帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。电子凭证数字化转型是企业提升竞争力的必然选择。合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。欢迎广大企业选择合思档案，开启财务数智化新征程。
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