在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的地位愈发举足轻重。它就像一把钥匙，开启了企业财务管理数字化的大门。然而，全面应用电子凭证并非一帆风顺，企业面临着诸多挑战。
从政策层面来看，国家税务总局自2021年12月1日开展全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
但现实情况却不容乐观。调研发现，企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到数字化转型的紧迫性，仍停留在传统纸质档案存储会计凭证的阶段，合规风险犹如高悬的达摩克利斯之剑。而且，电子凭证数字化转型面临着多样性和复杂性的难题，比如凭证类型繁多、格式杂乱，缺少统一的综合服务平台，涉及多个政府部门难以协同等，这些问题就像一道道数字鸿沟，阻碍着企业会计数字化转型的进程。
在这样的背景下，合思为企业提供了有效的解决方案，彰显出智能报销系统优势。
经典零食品牌的转型困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它就像零食界的一颗璀璨明星，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。然而，在辉煌的背后，企业面临着重重挑战。
其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，就像一个错综复杂的迷宫，繁杂且低效。差旅平台对账方案不够灵活，核算精细化管理要求却很高，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后人工记账，这不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。
在差旅管控方面，事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下。企业就像一艘在波涛汹涌的大海中航行的船，难以实现精细化成本管控。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，如同在茫茫大海中寻找针一般困难。
合思定制解决方案
面对该国民经典零食品牌的困境，合思拿出了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，充分展现了智能报销系统优势。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城订购，也可以选择TMC订购。合思商城提供对账单，TMC也有对账单，方便进行核对。这就像给员工和财务人员提供了一本清晰的账本，让消费情况一目了然。
在财务核算、记账环节，合思设置了对账结算中心。如果是线上统一开票，系统可以实现自动拆分结算、自动记账；如果是线下统一开票，则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式就像一个万能工具箱，满足了不同场景的需求。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。合思的系统具备便捷申请功能，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担。合思商城还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作效率。合思档案能多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理变得轻松又高效。
合思方案显著成果
合思的解决方案为该国民经典零食品牌带来了显著的成果，再次凸显了智能报销系统优势。
在成本节约方面，年度节约了200万 + 差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升了60%。这就像为企业节省了一大笔开支，让企业的资金更加充裕。
在业财连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这就像为企业搭建了一座坚固的桥梁，让业务和财务之间的沟通更加顺畅。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化了装订流程，大幅降低了成本，还能实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。
合思的解决方案充分体现了智能报销系统优势，能有效解决企业在财务数字化转型中面临的诸多问题。就像这个国民经典零食品牌，通过应用合思方案，实现了降本增效、提升财务管理效率等目标。
电子凭证会计数据标准的推广应用将加速企业会计凭证数字化转型，推动电子凭证的全链无纸化，实现经济效益和环境效益共赢。未来，报销数字化转型已是必然趋势。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
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