在科技发展日新月异的今天，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，一家成立于1995年的行业先锋，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型，尤其是差旅配置管理方面，也曾面临诸多挑战。合思凭借专业的解决方案，为动力源的差旅配置管理带来了全新的变革。
转型困境：差旅配置管理的重重迷雾
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。但在差旅配置管理方面，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的高效管理差距较大。
多系统操作体验差成为了员工和财务人员的痛点。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入，发票验真等工作也需手工进行，这不仅效率低下，还难以避免假票等情况的出现。大量的基础性工作占据了员工和财务人员的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也严重影响了差旅配置管理的效果。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握差旅费用的相关数据信息，难以做出准确的决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂，进一步加剧了差旅配置管理的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，使得管理更加复杂。
合思方案：差旅配置管理的精准导航
面对动力源在差旅配置管理方面的困境，合思提供了一系列专业且针对性强的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这使得订单支出成本能够实时归集和统计，为差旅配置管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了数据之间的壁垒，实现了信息的共享和流通。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，不仅提高了报销效率，还降低了人为错误的风险。
合思的系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅配置管理提供了更高效的支持。
实施步骤：差旅配置管理的有序推进
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，在差旅配置管理方面历经多个阶段。
在项目准备阶段，双方对动力源的差旅配置管理现状进行了全面深入的调研，明确了存在的问题和需求。蓝图设计阶段，合思根据调研结果，为动力源量身定制了差旅配置管理的解决方案蓝图，规划了系统集成和业务流程优化的方向。
在系统集成中，逐步完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步工作。通过数据同步，实现了差旅相关信息在不同系统之间的实时共享，为后续的业务处理提供了准确的数据基础。
在无需报销流程方面，完善消费管控、对账、结算、凭证生成等环节的系统设置和流程优化。对消费规则进行了详细的设定，确保每一笔差旅消费都符合公司的规定。同时，优化了对账和结算流程，提高了财务处理的效率。
显著成效：差旅配置管理的华丽转身
动力源在使用合思的差旅配置管理解决方案后，取得了显著的成果与效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。财务人员能够更加准确地控制差旅费用，确保费用支出符合公司的规定和预算。
高度评价：差旅配置管理的信赖之选
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的差旅配置管理需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业在合思的助力下实现了差旅配置管理的数字化转型，取得了显著成效。如果您的企业也面临类似的差旅配置管理难题，不妨选择合思，开启高效、智能的财务数字化之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和价值。
