在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12 月 1 日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端基本实现了数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵经验。接下来，让我们走进好想你健康食品股份有限公司的报销信息整理与财务管理变革之旅，探寻合思档案如何助力企业实现降本增效。
好想你：传统财务管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗在食品行业璀璨闪耀的明星，自 1992 年成立以来，始终秉持着高品质的发展理念。2011 年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，业务规模也随之不断扩大。然而，随着企业的快速发展，传统财务管理模式的弊端逐渐显现，在报销信息整理等方面面临着诸多痛点。
在财务归档环节，报销信息整理工作犹如一座沉重的大山，压得财务人员喘不过气来。每一笔财务业务都涉及大量的单据、发票、回单和凭证，财务人员需要花费大量的时间和精力去逐一确认它们的一致性。哪怕是一个小小的疏忽，都可能导致财务数据的不准确，进而影响企业的财务管理决策。而且，由于采用纸质档案管理方式，档案遗失的情况时有发生，一旦档案遗失，不仅会增加财务人员的工作负担，还可能给企业带来潜在的财务风险。
纸质档案的管理还受限于时间和空间的限制。当企业需要查找某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了企业的工作效率。在一些紧急情况下，由于无法及时获取所需的档案信息，可能会导致企业错过重要的商业机会。
大量纸质档案的管理，对企业的空间和人力提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护，这无疑增加了企业的运营成本。而且，随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量也会越来越多，管理难度也会随之加大。
合思档案：量身定制解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在报销信息整理和财务管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的解决方案——合思档案。
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数据同源打破壁垒提升效率
合思档案打破了传统财务管理中数据分散的壁垒，实现了数据的同源性。所有的报销信息整理数据都集中存储在一个平台上，财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取与某一笔业务相关的所有单据、发票、回单和凭证信息。这不仅大大提高了报销信息整理的工作效率，还减少了人为错误的发生。以前，财务人员可能需要花费数小时甚至数天的时间来整理和核对报销信息，现在只需要几分钟就可以完成，工作效率得到了显著提升。 -
自动组装审计便捷高效
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，将相关的报销信息整理数据自动关联在一起，形成完整的审计线索。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速查阅和分析企业的财务数据，发现潜在的问题和风险。同时，自动组装的审计方式也减少了审计人员的工作量，提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取该档案的电子信息，并准确定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，还提高了档案的安全性和完整性。在需要查阅某一份实物档案时，查阅者只需要在系统中输入相关信息，就可以快速找到该档案的存放位置，大大节省了时间和精力。
显著成果：降本增效成效显著
通过应用合思档案解决方案，好想你健康食品股份有限公司在报销信息整理和财务管理方面取得了显著的成果，实现了降本增效的目标。
在人工耗时方面，合思档案的应用使报销信息整理工作的人工耗时减少了 90%。财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到企业的财务管理和决策支持中。以前，一个财务人员可能需要花费一整天的时间来完成报销信息整理工作，现在只需要几个小时就可以完成，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时也大幅减少。由于实现了数据的实时共享和自动关联，总部可以快速获取各部门的报销信息整理数据，减少了数据传输和审核的时间，总部接收管理耗时减少了 80%。这使得总部能够更加及时地了解企业的财务状况，做出更加准确的决策。
借阅管理方面，合思档案的应用使借阅管理耗时减少了 67%。通过虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速找到所需的档案，减少了查找和借阅的时间。同时，系统还可以对档案的借阅情况进行实时监控，提高了档案的安全性和管理效率。
在成本方面，预计好想你健康食品股份有限公司每年可以减少综合成本 20 万元。这主要得益于人工成本的降低、空间成本的减少以及管理效率的提高。通过应用合思档案解决方案，企业实现了资源的优化配置，提高了经济效益。
展望未来：合思助力企业前行
合思档案凭借其卓越的性能和强大的功能，帮助好想你健康食品股份有限公司实现了报销信息整理和财务管理的数字化转型，取得了显著的降本增效成果。在当前经济环境下，电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已经有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在为报销信息整理和财务管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在就拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，免费试用合思档案，让合思助力您的企业开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥更有效的作用。
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