在数字化浪潮席卷全球的今天，企业的运营模式和管理方式正经历着深刻的变革。档案管理作为企业运营中不可或缺的一环，其重要性日益凸显。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，档案管理重要性愈发不容忽视。当前，传统的数据管理方式已难以满足海量电子数据的存储与应用需求，企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长。在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理方面也面临着诸多痛点。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量的人力、物力进行存储，还占用了大量的办公空间。而且，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了困难。财务人员则面临着档案数据量大、整理繁琐的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认大量的档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过各种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的难题，数据存储也依赖于线下载体。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生。它为企业提供了一套全面、专业的电子会计档案管理解决方案，帮助企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，充分体现了档案管理重要性。
全面方案：多角色场景的贴心守护
合思档案深知企业不同角色在档案管理中的需求差异，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过对财务档案数据的有效挖掘和分析，提升企业财务档案的利用效率，为企业决策提供有力支持，实现数智化决策，助力企业降本增效，实现绿色低碳运营。这充分彰显了档案管理重要性，为企业的战略决策提供了坚实的数据基础。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到显著提升。他们可以告别重复低价值的工作，因为档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。这样一来，他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在面对外部审计时，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。这也进一步凸显了档案管理重要性，确保企业在面对外部审查时能够高效应对。
核心功能：科技赋能档案管理
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业的档案管理提供了有力的技术支持，再次证明了档案管理重要性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类档案数据都能被准确采集。
智能制档功能则极大地提高了档案管理的效率。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件也是合思档案的独特优势之一。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为企业档案数据的安全和完整提供了保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
成功案例：见证实际效果
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，众多成功案例充分体现了档案管理重要性。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本得到有效降低，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的目标。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案管理各环节手工操作多、档案数据未有效整理利用、日常检索分散、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题，如业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占空间易损坏、整理装订复杂、查阅繁琐等。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和丰富的成功案例，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。
众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，大量成功案例证明了其价值。企业可以放心选择合思档案，开启档案管理的数字化转型之旅。如果您想体验合思档案为企业带来的高效档案管理解决方案，不妨点击免费试用，亲身感受其魅力！
