在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的业务架构，让动力源在财务数字化方面面临着诸多需求与痛点，而合思的解决方案则为其带来了新的转机。
转型困境：动力源的财务难题
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期效果差距较大。到2021年与合思合作时，问题愈发凸显。
首先是多系统操作体验差，手工录入合规难。员工申请单需在各系统间频繁切换提交，报销数据要由财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时操偏。
再者，业务覆盖面广、报销模式复杂。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。
最后，组织架构复杂、各主体流程繁复。公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。在这样的情况下，动力源急需一套有效的解决方案来解决这些问题，实现实时发票监控等功能，提升财务数字化水平。
精准施策：合思的解决方案思路
针对动力源的诸多问题，合思提出了一系列具体的解决方案和思路。
– 系统集成：打破数据孤岛
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，也为实时发票监控提供了数据基础。
– 产品应用：重塑商旅出行流程
合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大大提升。而且消费受申请单和差标管控，消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式在实现高效管理的同时，也为实时发票监控提供了便利，确保发票的合规性和准确性。
– 系统连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，也有助于实现实时发票监控，及时发现发票异常情况。
稳步推进：解决方案实施步骤
合思的解决方案实施过程有条不紊，确保了方案的有效落地。
首先，合思费控系统与动力源的HR系统、BPM系统等进行数据对接和同步。这一步骤确保了基础数据和业务数据的一致性和实时性，为后续的操作提供了准确的数据支持，也为实时发票监控奠定了基础。
其次，对动力源的员工进行培训。让员工熟悉无需报销模式和新系统的操作流程，提高使用体验和效率。只有员工能够熟练操作，才能更好地发挥系统的功能，包括实时发票监控功能。
最后，在实施过程中，根据动力源的实际业务需求和反馈，对系统进行优化和调整。确保解决方案的有效性和适应性，让系统能够更好地满足动力源的业务变化，实时发票监控也能更加精准。
显著成效：动力源的转型收获
经过合思解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。实时发票监控功能的实现，让发票处理更加高效准确，避免了假票、错票等问题。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。实时发票监控确保了消费的合规性，让财务更加放心。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。实时发票监控能够及时发现发票的异常情况，保障了财务的合规性。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。实时发票监控为管理者提供了及时准确的发票信息，助力决策的科学性。
高度认可：动力源的真诚反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了合思在实时发票监控等方面的能力。
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。众多像动力源这样的专精特新企业选择合思后都取得了显著的成效。如果你也想提升企业的财务数字化水平，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思，现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让有限更有效。
