会计档案电子化系统：助力企业财务数字化转型的利器

在当今数字化时代，企业的财务数字化转型已成为发展的必然趋势。众多知名企业在这一过程中面临着各种财务难题，而合思的解决方案为他们带来了新的转机。下面，让我们通过几家不同行业的知名企业案例，深入了解合思的会计档案电子化系统如何帮助企业解决财务痛点，实现降本增效。

企业痛点大揭秘

零食巨头的财务困境

有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，这种多元化的业务模式也带来了一系列管理难题。企业的管理流程跨越多个系统，不仅繁杂而且低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求极高，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务价值。

同时，该企业的事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。

建设企业的报销难题

另一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单。企业员工出差频繁，垫资压力巨大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。财务人员需要手工录入、审批和记账大量订单，深陷低价值的复核工作中，不仅容易出错，而且效率低下。

企业内部多系统并行，数据无法互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题，实现精细化经营。尽管企业过度依赖自研系统，仅将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等“硬伤”。

阅读品牌的数据之困

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。企业内部多系统导致数据分散，业务流程断裂，数据整合难度大，费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。

财务人员需要打印粘贴全量的原始凭证与财务凭证，长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。此外，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

教育品牌的档案之难

世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。

实物存档占用了较多的物理空间，需要专人管理，成本高昂，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思方案显神通

零食品牌：消费入账归档一站式

针对国民经典零食品牌的痛点，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，员工进行差旅申请并经业务审批后，可通过合思商城订购或TMC订购，合思商城和TMC分别提供对账单。

在财务核算、记账方面，通过对账结算中心，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L5级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

建设企业：快简省报销新体验

为业务建设覆盖面广的企业，合思打造了无需报销的“消费入账归档”解决方案。该方案实现了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，达成了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

阅读品牌：业财平台建设新助力

合思为知名头部数字阅读品牌提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案保障了财务准确性，确保审计通过，符合上市要求；同时提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

教育品牌：全生命周期档案管理

对于世界500强旗下教育服务品牌，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种 + ，能够广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。

接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖了会计类档案管理范围，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。

方案实施稳推进

零食品牌：流程清晰有序

对于国民经典零食品牌，员工先进行差旅申请，经业务审批后，在合思商城或TMC进行订购，产生相应对账单。财务人员在对账结算中心进行操作，线上开票实现自动拆分结算和记账，线下开票则进行线下结算和手工记账。档案管理按照合思和TMC不同环节的无需报销级别进行处理。

建设企业：全面打造新体验

业务建设覆盖面广的企业签约合思后，从申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化等方面开展工作，逐步打造新的报销体验。

阅读品牌：逐步提升财务效能

知名头部数字阅读品牌在合思的协助下，围绕无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案进行业财平台建设，逐步提升财务的准确性和及时性。

教育品牌：高效管理会计档案

世界500强旗下教育服务品牌通过连接各种异构系统获取档案数据，通过多种接口传输方式将数据传入，然后利用自动归档功能对会计档案进行管理，包括智能组单、检测等步骤。

成果效益超显著

零食品牌：降本增效双丰收

国民经典零食品牌通过实施合思的解决方案，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

企业打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时，管理效率大幅提升。

建设企业：业财协同新飞跃

业务建设覆盖面广的企业通过“无需报销”模式，提高了业财协同效率。员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。

财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。该方案还助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能够更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

阅读品牌：增效降本合规并进

知名头部数字阅读品牌在合思解决方案的助力下，实现了多方面的提升。在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率；通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。

在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况；减少了手工记账、人工整理档案的人力成本；减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。

在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。

此外，该方案还具有先进性，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

教育品牌：数字化转型新典范

世界500强旗下教育服务品牌通过合思的解决方案，加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。

以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户评价增信心

零食品牌：可供门店企业参考

国民经典零食品牌的财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，该方案可供其他门店企业参考。

建设企业：降本增效值得借鉴

业务建设覆盖面广的企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变。与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

阅读品牌：期待深化业财融合

知名头部数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

教育品牌：典型数字化运营案例

世界500强旗下教育服务品牌企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。

行动号召引未来

如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思的会计档案电子化系统。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。

合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。合思拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。同时，合思具备强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。现在就来免费试用合思的会计档案电子化系统，开启企业财务数字化转型之旅吧！