在当今数字化浪潮中，电子凭证的变革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的数据管理与归档提供了强大助力。
传统档案管理痛点大揭秘
传统的档案管理方式犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的困扰。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样深受其害，纸质档案打印成本高、存储成本高，档案资料查找困难。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案。在面对审计时，只能依靠人工逐一翻查纸质档案，效率低下。这些企业的遭遇，正是传统档案管理在数据管理与归档方面痛点的真实写照。
合思档案破局之道
合思档案犹如一把利剑，直指传统档案管理的痛点，其整体策略独具匠心。
合思档案打破了数据孤岛的局面。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，将它们统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将分散在各地的宝藏集中到一个安全的宝库中，为财务人员提供了便捷的利用方式。只需一键联查，就能快速获取所需信息，大大提升了工作效率。
在审计方面，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的完美匹配。审计人员查询电子档案就能快速定位实物位置，极大地提升了审计效率。
上线电子会计档案管理系统后，合思档案实现了自动化归档和财务数据分析。这不仅减少了人力成本，提高了效率，还能深度分析档案数据，满足企业内审的需求。同时，合思档案落地财务数字化，提高了总部与门店的业财融合效率。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，实现了全面无纸化管理，有效降低了运营成本，为企业的数据管理与归档带来了全新的体验。
合思档案核心模块深度剖析
合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的画卷，为企业的数据管理与归档提供了全方位的解决方案。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，这是合思档案的一大特色。电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在档案采集环节，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。这就像一个智能的采集器，能够快速、准确地收集各种档案数据。
档案制档实现了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。它如同一位严谨的工匠，确保每一份档案都符合标准。档案管理进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。这就像一个严格的管家，保障档案的安全和规范。档案利用提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这就像一个便捷的图书馆，让用户能够轻松获取所需档案。
合思档案竞争优势凸显
与其他解决方案相比，合思档案的竞争优势十分明显。以北京一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本高达338,910元。
在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验，保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。这使得企业在数据管理与归档过程中，既能高效管理，又能提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。
合思档案成功案例展示
合思档案在不同行业的成功应用，充分证明了其强大的实力。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师通过合思档案，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营与合思合作后，节省了打印、存储等总体成本30万元/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万元以上/年，档案合规性达到100%。这些成功案例，为其他企业在数据管理与归档方面提供了宝贵的参考。
合思服务体系保驾护航
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了完善的服务体系。在北京、杭州、南昌分别设立研发中心，不断投入资源进行技术创新和产品升级。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供贴心的服务。同时，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，确保客户在数据管理与归档过程中能够得到全方位的支持。
合思档案前景展望
合思档案具有显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性工作；档案利用便捷高效，大大提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思档案将在电子凭证数字化转型的道路上继续前行，为企业的数据管理与归档提供更加优质的解决方案。
