在企业发展的浪潮中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗耀眼的明珠。它成立于 1995 年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
这家拥有 2400 名左右员工、8 家子公司、全国 30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的企业，公司架构复杂，涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线 2 个营销中心。使用部门众多，包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT 管理部、战略管理部、生产中心等。如此庞大且复杂的企业，在财务数字化方面有着迫切的需求，也面临着诸多痛点。集中管理报销成为了其亟待解决的问题。
转型前困境：集中管理报销难题重重
2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建费控系统、采购管理系统等，并基于 OA 系统开发报销系统。然而，集中管理报销的实际效果却不尽如人意。
多系统操作体验差是一大问题。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这使得报销流程变得异常复杂。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，员工和财务人员都苦不堪言，集中管理报销在这样的操作模式下难以有效开展。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是集中管理报销的拦路虎。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时操偏，集中管理报销缺乏有效的数据支持。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，这进一步加剧了集中管理报销的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，使得报销管理更加混乱。
合思方案：集中管理报销的新曙光
合思针对动力源的这些问题，提供了一套全面的财务数字化解决方案，为集中管理报销带来了新的希望。
在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这使得集中管理报销有了更准确的数据基础，各系统之间的数据能够互通共享。
无需报销模式是合思方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了集中管理报销的流程，提高了工作效率。
合思系统连接能力强，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为集中管理报销提供了有力的技术支持。
方案实施：集中管理报销的落地之旅
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作。基于动力源的现状和痛点，合思进行了系统集成和功能部署，将各系统的数据进行同步和整合。首先，对动力源现有的系统进行全面梳理，确定需要集成的系统和数据。然后，通过技术手段将 HR 系统和 BPM 系统的数据与合思费控系统进行对接，确保数据的准确传输和共享。
在优化报销流程方面，合思根据动力源的业务特点和报销模式，设计了无需报销的模式。对消费场景进行分类管理，明确不同消费场景的报销规则和流程。同时，对财务审批流程进行优化，减少不必要的审批环节，提高审批效率。通过一系列的实施步骤，集中管理报销逐渐在动力源落地生根。
转型成果：集中管理报销成效显著
经过合思解决方案的实施，动力源在集中管理报销方面取得了显著的成果。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。这使得集中管理报销更加高效、便捷。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，包括拍照、扫码、录入等环节，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提高了员工的满意度，集中管理报销让员工不再为报销问题烦恼。
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作，集中管理报销让财务工作更加轻松高效。
从管理层面来看，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，集中管理报销为企业管理提供了有力支持。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可。
如果你也希望像动力源一样实现财务数字化转型，提升企业效率和效益，不妨选择合思，让合思为你的企业发展助力。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启集中管理报销的新时代。
