在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场汹涌的浪潮，将企业财务档案管理推到了新的挑战前沿。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这无疑给企业带来了巨大的压力。
当前，企业在档案管理方面可谓是痛点重重。在纸电混合时代，企业高管们面临着纸质档案管理成本居高不下的难题。不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。
同时，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，数据存储线下载体也无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规。
面对这些痛点，合思档案推出了一套全面的电票管理系统解决方案，为企业提供了有力的支持。
综合方案破难题
合思档案的电票管理系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案的电票管理系统能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案的电票管理系统可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，提高了档案利用效率。
对于外部审计，合思档案的电票管理系统实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。
核心功能显优势
合思档案的电票管理系统具有多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该系统还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，系统支持多种便捷手动数据补录方式。
在智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案的电票管理系统支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。系统还支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
此外，该系统具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，系统提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
实际案例展成效
众多企业已经从合思档案的电票管理系统中受益。某企业年单据量高达2.6亿，此前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的电票管理系统通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，成本降低，财务人员增效。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的电票管理系统采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。该企业整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的电票管理系统的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的电票管理系统的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的电票管理系统能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，解决各种痛点，提升管理效率和效益。
如果您的企业也想摆脱档案管理的困境，提升财务管理水平，不妨尝试一下合思档案的电票管理系统。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话咨询，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关服务。点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章！
