在当今企业运营的复杂生态中，档案管理重要性愈发凸显。然而，传统档案管理模式却如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展步伐。企业高管们常常为纸质档案管理成本巨大、储存占地过多而苦恼，大量的资金耗费在纸张、档案室和档案柜等方面，却难以从杂乱无章的档案数据中挖掘出有价值的信息，分析利用更是无从谈起。
财务人员每日面对海量的档案数据，整理工作犹如一场漫长而枯燥的马拉松。手动逐一匹配、核对确认，不仅耗费大量时间和精力，还消磨了工作热情，效率低下。业务人员也深受其害，出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交繁琐无比，浪费了大量的时间和精力。
传统档案管理存在着诸多痛点，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业档案管理带来了新的曙光。
多元方案，满足企业档案管理多样需求
档案管理重要性不言而喻，合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖了电子档案和纸质档案管理，电子档案包括发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则有自定义档案、实物备查解决方案。大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可以通过多途径自动化归集各类介质档案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
核心功能，铸就档案管理卓越优势
档案管理重要性在合思档案的核心功能中得到了充分体现。多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，还提供手动采集和自主补录功能，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，字段映射功能让查询更加便捷，提高了工作效率。
在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，还有水印权限管理，保障了档案数据的安全性。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览可穿透联查，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，为企业提供了全方位的档案应用体验。
显著收益，助力企业降本增效合规
档案管理重要性在企业使用合思档案后带来的收益中得到了有力证明。合思档案能够显著降本增效，节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，有效“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。
典型场景，展示档案管理强大应用
档案管理重要性在合思档案的典型场景应用中得以生动呈现。在数电票场景下，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证操作，实现数电票全流程闭环管理。
实物备查场景中，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。
证据链完整性检测场景通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
共享调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
成功案例，见证档案管理实际成效
档案管理重要性在合思档案的客户成功案例中得到了充分验证。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s、关联匹配15min等。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的核心功能、显著的收益、丰富的典型场景应用和众多成功案例，能够助力企业实现档案管理的数字化转型。企业如果想要解决档案管理难题，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，开启高效档案管理之旅！合思档案提供多种联系方式，地点涵盖北京、上海等多地，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，企业可随时联系咨询。
