电子发票实施助力企业电子会计档案管理升级

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业数字化转型已成为必然趋势。众多企业通过建设 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题依旧突出，数据存储也依赖线下载体。电子发票实施是企业实现数字化转型的重要一环，保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

到 2025 年，数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临新的挑战。由于数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。基于广泛连接的生态，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能有效解决企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性等，在电子发票实施的大背景下，为企业的档案管理带来了新的解决方案。

合思档案产品全貌揭秘

合思档案功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，且每个模块都有对应的相关系统。在电子发票实施过程中，这些模块相互协作，为企业提供了全面的档案管理支持。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在电子发票实施中，这种自动匹配功能大大提高了档案管理的效率。

合思档案还具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程处理，为企业解决了档案管理中的诸多难题。应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制，企业可以在线自由调阅档案，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，为电子发票实施后的档案管理提供了有力保障。

核心功能深度剖析

• 多源采集灵活高效
  在电子发票实施过程中，多源采集至关重要。合思档案采用接口互联、自主采集的方式，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，包括手动采集和自主补录。这种灵活的采集方式，确保了电子发票相关数据能够全面、准确地被采集到档案管理系统中。

• 智能制档精准有序
  合思档案的智能制档功能强大。规则引擎可实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。在电子发票实施后，大量的发票数据能够快速、准确地与相关业务数据关联起来。同时，规则引擎还能辅助人工整理，关联任务执行进度可视化。并且，字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便企业在需要时快速查阅电子发票相关档案。

• 档案管理精细管控
  档案管理方面，合思档案具备权限管理，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。在电子发票实施后，不同岗位的人员可以根据权限访问相关的发票档案，确保数据安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，为电子发票档案的管理提供了规范和便利。

• 档案应用融合创新
  合思档案实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询等。在电子发票实施后，企业可以通过多种方式快速查询到所需的发票档案。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，为电子发票档案的全生命周期管理提供了完善的解决方案。

优势对比彰显价值

传统纸质档案管理存在诸多弊端。它有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。而合思档案在电子发票实施的背景下，优势显著。它能节约纸张成本 70%、节约整理成本 75%、检索效率提升 90%、管理合规性达 100%。

国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。合思档案符合国家政策要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，为电子发票实施后的档案管理提供了合规保障。

合思档案有强大的数据处理能力，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在电子发票实施后，面对大量的发票数据，合思档案能够轻松应对。此外，合思自主研发工具包，在数电票管理上，有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，确保在电子发票实施过程中，企业的档案管理系统能够与时俱进。

应用案例见证成效

某企业年单据量 2.6 亿，在电子发票实施过程中，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化让企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，大大提高了电子发票实施后的档案管理效率。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，同样在电子发票实施中遇到了档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，在电子发票实施后，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在电子发票实施的采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

未来展望与邀约

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，在电子发票实施的大趋势下，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将持续为企业提供优质服务。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。未来，合思将不断迭代产品，更好地满足企业需求。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点 100% 成功验收，有实力在电子会计档案管理领域持续发展，为更多企业带来价值。

如果您想体验合思档案在电子发票实施后的强大功能，不妨免费试用，开启企业档案管理的新征程。