在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的来临，也推动了会计管理模式的全面变革。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用仍面临着诸多挑战，如凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，为企业提供了强有力的支持，助力企业更好地进行差旅费预算控制。
数字阅读巨头的财务困局
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，在财务管理方面，却面临着重重挑战。
首先，企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，差旅费预算控制更是难上加难，预算超标情况时有发生。每到财务结算时，面对分散的数据，财务人员往往无从下手，难以准确掌握各项费用的实际支出情况。
其次，该企业每个财务月均处理单据量达 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们花费大量时间在繁琐的打印、粘贴工作上，却无法将精力投入到更有价值的财务分析和差旅费预算控制工作中。
再者，全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求，也不利于差旅费预算的有效管理。
合思量身定制解决方案
面对该数字阅读品牌的财务管理难题，合思为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，有效解决了差旅费预算控制等问题。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，保证了财务的准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。通过业财平台的建设，企业的各项费用支出能够得到更精准的记录和管理，差旅费预算控制也更加科学有效。
在提升财务及时性方面，合思的解决方案效果显著。结账时间从原来的 T + 15，提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，及时调整差旅费预算等各项费用支出。
发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规。通过先进的技术手段，对发票进行快速准确的识别和验真，避免了虚假发票等问题的出现，确保差旅费等费用支出的真实性和合规性。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。员工的借款和核销情况能够实时监控，避免了借款长期不还等问题的发生，进一步加强了差旅费预算控制。
合思方案带来显著成果
合思的解决方案为该数字阅读品牌带来了多方面的显著成果，尤其是在差旅费预算控制方面表现出色。
- 增效：高效财务管理新体验
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。通过合思的解决方案，企业能够实时了解各项费用的支付情况，差旅费的支付进度一目了然，财务人员无需再花费大量时间与各个部门进行沟通确认。
提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。原本繁琐的档案整理工作变得更加高效，财务人员可以将更多的时间和精力投入到差旅费预算分析等重要工作中。
形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。企业的财务档案实现了数字化管理，员工可以通过系统快速调阅所需的档案资料，大大提高了工作效率。
通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。即使是需要查找实物档案，也能够通过系统快速定位，避免了在海量纸质文件中盲目寻找的情况。
- 降本：成本控制新突破
减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。合思的解决方案对差旅费进行了严格的管控，通过设置预算预警等功能，及时提醒员工和管理人员注意差旅费支出情况，避免了超标的发生，有效控制了差旅费预算。
减少手工记账、人工整理档案的人力成本。原本需要大量人力完成的记账和档案整理工作，现在通过系统自动完成，大大节省了人力成本。
减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。实现了电子凭证的全流程管理，不再需要大量的纸质凭证，不仅节约了纸张成本，还减少了因纸张存储和运输等带来的其他成本。
减少财务档案空间占用，节约空间成本。数字化的财务档案管理不再需要大量的实体存储空间，企业可以节省大量的档案存储费用。
- 合规：安全合规有保障
保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。合思的解决方案采用先进的技术手段，确保财务档案的安全存储和管理，避免了因电子化带来的档案丢失、篡改等风险。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业的财务管理工作完全符合国家相关法律法规的要求，避免了因合规问题带来的风险。
- 先进：引领数字化转型潮流
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。员工在因公出差等消费场景中，无需自己先垫付资金，也无需进行繁琐的报销流程，提高了员工的工作体验，同时也有利于差旅费预算的控制。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。通过数字化的手段，将费用管理融入到日常办公中，使企业的管理更加人性化，提高了员工的工作积极性。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。合思的解决方案响应国家双碳目标的号召，采用单套制管理会计档案，减少了纸质耗材的使用，为环保事业做出了贡献。
实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。企业的财务管理实现了全流程的数字化，提高了管理效率和水平，为企业的发展提供了有力支持。
合思的解决方案帮助企业解决了财务管理中的诸多难题，实现了财务全流程数字化闭环，提高了效率，降低了成本，增强了合规性。在差旅费预算控制方面，更是发挥了重要作用，为企业的稳定发展提供了坚实保障。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。在当前经济环境下，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
合思拥有强大的功能和服务优势，如多语言支持、安全隐私保护、定制化服务等，能够为不同企业提供个性化的解决方案。如果您的企业也想在差旅费预算控制和财务数字化转型方面取得突破，不妨免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。
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