在数字化浪潮席卷的时代，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场风暴，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统档案管理在这个新时代显得力不从心。纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大花费而烦恼，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程浪费了大量时间。
传统档案管理还存在着诸多成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。合规风险更是不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储还依赖线下载体。
在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业提供了先进的电票管理系统，成为企业档案管理的得力助手。
多角色解决方案：满足多元场景需求
合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。通过合思档案，企业能够提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案能够显著提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单。同时，档案利用效率也得到了极大的提高。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的目标，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
核心功能优势：超越传统管理模式
合思档案的电票管理系统拥有多源采集、智能制档、专用格式版式文件、“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案等核心功能，相比传统档案管理具有显著的优势。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件具有独特的优势。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
成功案例展示：见证实际应用效果
合思档案的电票管理系统在不同企业的应用中取得了显著的成效，下面我们通过几个实际案例来了解一下。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为先进的电票管理系统，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有专业的服务团队和完善的售后保障体系，能为企业提供全方位、一站式的档案管理解决方案，让企业无后顾之忧。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择。
如果您的企业也想提升档案管理水平，抓住数字化转型的机遇，不妨选择合思档案。现在，您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或微信小程序等方式联系合思，点击免费试用，开启高效档案管理之旅。
