在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台在电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用，为企业实现报销流程智能化提供了有力支持。
传统财务档案管理痛点剖析
- 成本高昂的迷宫
传统财务档案管理犹如一座成本高昂的迷宫，让企业深陷其中。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。其门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁的多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险，档案存储成本也不容小觑。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，每年还需提供实物稽查，人工逐一翻查，成本之高可想而知。
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效率低下的泥沼
传统财务档案管理的效率低下，如同陷入泥沼一般。大量的纸质档案需要人工查找，不仅耗时耗力，而且无法有效利用档案资源。在当今快节奏的商业环境中，这种低效率的管理方式严重影响了企业的运营效率。报销流程智能化成为企业迫切需要解决的问题。 -
合规难题的枷锁
纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。在日益严格的监管环境下，企业面临着合规难题的枷锁。如何实现财务档案的合规管理，成为企业必须面对的挑战。
合思档案的破局之策
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全流程智慧管理之道
合思档案实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。档案管理进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。档案利用则是多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。 -
全方位服务聚合之力
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过这种全方位的服务，合思档案帮助企业实现报销流程智能化，提升企业的财务管理水平。
合思档案核心模块探秘
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功能蓝图的智慧架构
合思档案的功能蓝图设计精妙，包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。这种智慧架构为企业实现报销流程智能化提供了坚实的技术支持。 -
业务层的多元融合
合思档案的业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层的辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。通过多元融合，合思档案实现了企业财务数据的全面整合，为报销流程智能化提供了丰富的数据支持。
合思档案竞争优势凸显
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降本增效的利器
合思档案自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。通过降低成本，提高效率，合思档案成为企业实现报销流程智能化的利器。 -
合规性强的护盾
合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。在合规性方面，合思档案为企业提供了坚实的护盾，帮助企业应对日益严格的监管要求。
合思档案成功案例展示
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食品行业的蜕变
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，好想你实现了报销流程智能化，提升了企业的财务管理效率。 -
餐饮行业的飞跃
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案为餐饮行业的企业带来了飞跃式的发展，实现了报销流程智能化。 -
餐饮连锁的变革
云南菜品牌连锁使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。通过合思档案，云南菜品牌连锁实现了报销流程智能化，提升了企业的竞争力。 -
家居行业的升级
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。合思档案帮助家居行业的企业实现了报销流程智能化，提升了企业的管理水平。
合思服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种完善的服务体系为企业提供了全方位的保障，确保企业在使用合思档案实现报销流程智能化的过程中，能够得到及时、专业的服务。
合思档案意义与展望
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思档案在企业财务数智化转型中具有重要意义，它为企业实现报销流程智能化提供了全面的解决方案，帮助企业提升财务管理水平，降低成本，提高效率，增强合规性。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您也想体验报销流程智能化带来的便利，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
