在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型道路上也曾面临诸多难题，而合思的出现，为其解决了这些困扰，助力实现了费用记录数字化的变革。
动力源：业务背景下的财务痛点
动力源自2011年便开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研征程。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，还基于OA系统开发了报销系统。
然而，自研之路并非一帆风顺。整体流程依旧复杂，系统之间存在着较高的壁垒，与预期的转型效果差距较大。多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在申请单提交时，需要在各个系统之间来回切换，繁琐无比。而财务人员则要手工录入报销数据，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量的时间和精力。
系统的割裂还造成了数据分散、信息滞后的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂也是一大痛点。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。费用记录数字化成为了动力源亟待解决的问题。
合思方案：开启费用记录数字化之门
面对动力源的诸多财务难题，合思提供了一套全面的解决方案，助力其实现费用记录数字化。
系统集成是合思方案的重要一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了更准确的数据支持。
无需报销的模式是合思方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大提高了财务工作的效率。
合思系统强大的连接能力也是其优势所在。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，进一步推动了费用记录数字化的进程。
方案实施：步步为营实现数字化转型
合思团队深知要为动力源实现费用记录数字化，必须有严谨的实施过程。他们与动力源紧密合作，对其现有的系统架构和业务流程进行了深入调研和分析。这一步就像是医生给病人做全面的检查，只有了解了企业的“病症”所在，才能对症下药。
根据调研结果，合思团队制定了详细的系统集成和功能开发计划。这个计划充分考虑了动力源的实际情况，确保解决方案能够与动力源的现有系统无缝对接。就像搭建一座桥梁，要精确地连接两岸，才能让数据和信息顺畅流通。
在系统开发完成后，合思团队进行了系统测试和优化。他们不放过任何一个细节，确保解决方案的稳定性和可靠性。这就好比建造一座高楼，只有经过反复的测试和加固，才能保证其在风雨中屹立不倒。
最后，合思团队对动力源的员工进行了培训，使其熟悉和掌握新系统的使用方法。只有员工能够熟练运用新系统，费用记录数字化才能真正落地，发挥出应有的作用。
成果效益：费用记录数字化显成效
经过合思方案的实施，动力源在费用记录数字化方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，工作积极性也得到了提高。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础性工作中解放出来，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了便捷消费。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量的精力，可以为企业的财务管理提供更优质的服务。费用记录数字化为动力源带来了实实在在的好处。
动力源反馈：高度认可合作前景
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思的信任和对未来合作的期待。
行动号召：开启免费试用之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的行业经验和专业的技术团队，能够为企业提供全方位的财务数字化解决方案。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让我们携手共进，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受费用记录数字化带来的变革。
