在当今数字化浪潮席卷的时代，教育行业的发展日新月异。海亮教育科技服务集团作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，无疑是国内教育服务提供商中的佼佼者。它致力于成为全球优质教育服务的引领者，业务广泛且深入，涵盖了众多教育领域。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，海亮教育在财务档案管理方面逐渐遭遇了重重困境。
企业内部业务、财务系统繁多，且彼此相互独立，宛如一座座信息孤岛，数据无法实现互联互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，仿佛在茫茫大海中寻找一颗针。与此同时，电子发票的处理更是让人头疼不已。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。这些问题如同乌云一般，笼罩着海亮教育的财务档案管理工作。
数据迷宫：业务现状与痛点剖析
海亮教育的财务档案管理现状犹如一团乱麻，存在着诸多亟待解决的问题。
– 数据乱局
企业业务、财务系统众多且相互独立，数据之间缺乏有效的流通渠道。结构化数据提取困难，就像在杂乱无章的仓库中寻找特定的物品，耗费大量的时间和精力。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪每一个环节都需要人工操作，不仅效率低下，还浪费了大量的纸张资源。
– 存储重负
实物档案资料的存储占据了大量的物理空间，企业不得不设立专门的人员进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案容易受到各种因素的影响而损坏，一旦发生损坏，企业将面临巨大的风险。
– 效率瓶颈
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，每一个细节都需要精心处理，费时费力。
– 利用难题
现有的档案管理方式无法充分发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能文档搜索，准确查找所需信息变得异常困难。档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。
智能破局：合思解决方案登场
面对海亮教育在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为海亮教育量身定制了一套全面的解决方案。
– 多元数据来源
合思采用先进的OCR技术，对电子档案进行自动识别和整理，能够快速准确地提取各类文档信息。对于实物档案，合思通过扫描或拍照的方式将其转换为数字形式，实现了实物档案的数字化存储。
– 全面档案管理
合思的会计类档案管理范围广泛，内部涵盖了各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。无论是何种类型的档案，合思都能进行有效的管理。
– 自动智能归档
合思根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。通过自动归档功能，大大提高了档案管理的效率，减少了人工操作的错误。
– 便捷自助OA
合思提供了在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程。这一功能不仅提高了工作效率，还实现了审批流程的数字化管理。
步步为营：解决方案实施之路
合思的解决方案实施过程有条不紊，每一个步骤都紧密相连，确保了方案的顺利落地。
– 数据数字化处理
首先，合思利用OCR技术对电子档案进行识别和整理，将实物档案进行扫描或拍照转化为数字形式。这一步骤是整个解决方案的基础，为后续的档案管理工作提供了数字化的数据支持。
– 智能分类与归档
依据预设规则，合思对收集到的档案数据进行分类和处理，实现自动归档。通过智能分类和归档，档案信息变得更加有序，方便了后续的查询和使用。
– 搭建在线平台
合思搭建了自助OA在线平台，方便员工提交申请和进行审批流程。这一平台的搭建，实现了审批流程的数字化管理，提高了工作效率。
– 纸质档案数字化
合思对原有的纸质档案进行数字化处理，将其纳入整个档案管理体系。这一步骤使得海亮教育的档案管理实现了全面数字化，为企业的发展提供了有力的支持。
成效显著：实施方案成果展现
经过一段时间的实施，合思的解决方案在海亮教育取得了显著的成效。
– 效率大幅提升
档案整理匹配效率提升了90%，原本需要大量时间和人力才能完成的档案整理工作，现在变得轻松快捷。这不仅提高了工作效率，还为企业节省了大量的人力成本。
– 空间有效节约
存储空间减少了72%，实物档案的数字化存储使得企业不再需要大量的物理空间来存储档案，降低了存储成本。
– 成本显著降低
每年纸张打印成本节约了3万元，电子发票的数字化处理和档案的电子化存储，减少了纸张的使用，实现了绿色办公。同时，财务人力减少了3人，进一步降低了企业的人力成本。
高度赞誉：海亮教育真诚反馈
海亮教育对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效解决了他们在财务档案管理方面的难题，大大提高了工作效率，降低了成本，让他们的财务档案管理更加规范和高效。通过合思的智能文档搜索功能，他们能够快速准确地查找所需的档案信息，实现了档案资产的最大化利用。
在当前经济环境下，众多像海亮教育科技服务集团这样的企业都选择了合思，实现了财务档案管理的降本增效。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有专业的团队和成熟的解决方案，能够为企业提供全方位的支持和服务。如果您的企业也面临类似问题，不妨选择合思，让有限更有效。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可点击免费试用，开启智能财务档案管理之旅。
