在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。今天我们故事的主角，是一家世界500强旗下的教育服务品牌。随着业务的不断拓展和规模的日益扩大，该企业在财务数字化方面遭遇了重重挑战，尤其是在会计凭证保存等方面，急需一套行之有效的解决方案。而合思，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的能力和丰富的经验，为该客户量身定制了一套完美的方案。
客户业务：复杂现状下的会计凭证保存痛点
该教育服务品牌的业务规模庞大，涉及多个业务板块和复杂的财务流程。企业内部的业务系统和财务系统众多，且相互独立运行。这就导致了数据之间无法实现互通，在会计凭证保存时，想要提取结构化数据变得异常困难。
电子发票的管理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。而实物档案的保存同样存在诸多问题。实物存档需要占用大量的物理空间，并且需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。同时，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，财务人员需要花费大量的精力来完成这些工作。而且，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，使得档案资产的利用率极低。在这样的情况下，会计凭证保存成为了企业财务工作中的一大难题。
合思方案：全生命周期电子化会计凭证保存之道
合思针对该客户的痛点，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案最大的优势在于，它能够广泛连接异构系统，而且无需开发成本即可介入，确保档案应收尽收。
方案涵盖了多个关键环节。在档案数据来源方面，包括电子档案、自研OA以及其他相关系统等。在接口传输环节，通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，确保数据能够准确、及时地传输。而在自动归档环节，智能组单、四性检测等功能让会计凭证保存更加高效、准确。
合思的方案还拥有强大的规则引擎自定义搭建功能。这使得企业可以根据自身的需求，灵活定制档案管理规则。亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，这些特性让财务档案更加“轻量”，大大提高了会计凭证保存的效率和质量。
方案实施：步步为营实现会计凭证保存转型
合思的解决方案实施过程严谨有序。首先，通过自动封装接口（40种+）连接各系统，实现数据的全面采集。这一步就像是搭建了一座数据桥梁，让各个系统之间的信息能够自由流通。
接着，对采集的数据进行接口传输操作。利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，确保数据准确无误地进入档案管理系统。
最后，进行智能组单、四性检测等自动归档流程。这些流程就像是给会计凭证保存加上了一道坚固的防线，确保每一份档案都能够安全、准确地保存下来。
成果效益：会计凭证保存变革带来的显著提升
经过合思解决方案的实施，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，让财务人员可以更加便捷地查找所需信息。以电子借阅为主的方式，简便高效，提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，让会计凭证保存变得更加轻松、高效。
客户评价：认可合思方案助力会计凭证保存升级
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。该负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这充分体现了企业对合思方案的认可和对未来财务数字化转型的信心。合思的解决方案不仅解决了企业当前在会计凭证保存等方面的难题，还为企业的长远发展奠定了坚实的基础。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为专业的财务数智化服务提供商，具有丰富的经验和强大的实力，能够为企业提供优质的解决方案。无论是会计凭证保存，还是整个财务档案管理，合思都能够帮助企业实现高效、准确、安全的数字化转型。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，想要解决会计凭证保存等难题，不妨联系合思。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，开启财务数字化转型之旅。现在，您还可以免费试用我们的产品，亲身体验合思解决方案的魅力。
