在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理也正经历着深刻的变革。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖掘更多净利润，成为了众多企业在财务数智化道路上的得力伙伴。
而好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，早在2011年就在深交所中小板上市，是红枣行业的知名上市公司，拥有154.21亿元的品牌价值。然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多难题。那么，合思是如何为好想你量身定制解决方案，帮助其实现纸质文件数字化转型的呢？
业务困局：好想你档案管理痛点剖析
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业务版图与隐忧
好想你作为行业佼佼者，有着庞大的业务体系。公司拥有1000 + 员工，在全国布局了400 + 门店，还有18家归档主体以及2W + 零售网点。如此大规模的业务运营，每年产生的财务凭证数量高达3.6W + 。随着业务的不断拓展，传统的纸质档案管理模式逐渐暴露出了诸多弊端。 -
归档之难
在财务归档环节，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有疏忽就可能出现错误。而且，由于纸质档案数量众多，档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力。 -
查找之慢
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找所需文件，不仅耗费大量时间，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在急需某些财务档案进行决策或审计时，这种低效的查找方式往往会延误时机，影响工作效率。 -
成本之高
大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。随着档案数量的不断增加，档案管理的成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的负担。
破局之策：合思定制解决方案
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打破壁垒数据同源
合思为好想你提供的解决方案，首先致力于打破数据之间的壁垒，实现数据同源。通过合思的电子会计档案管理平台，财务人员可以便捷地利用系统，实现一键联查。所有相关的单据、发票、回单和凭证都可以在系统中快速关联，无需再像以往那样在纸质档案中逐一查找。这一功能的实现，大大提高了财务人员的工作效率，让他们能够更加专注于核心业务。 -
自动组装审计便捷
在审计方面，合思的解决方案采用了以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式。系统可以自动对财务数据进行组装和整理，生成符合审计要求的档案。在内外审计过程中，审计人员可以直接在系统中查阅相关档案，无需再翻阅大量的纸质文件。这不仅提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误，确保了审计结果的准确性。 -
实物高效管理
为了实现纸质文件数字化管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。在需要查阅实物档案时，只需在系统中查询电子档案，即可获取实物档案的具体存放位置，大大提高了档案查阅的效率。
稳步推进：方案实施过程
合思基于自身成熟的电子会计档案管理平台，为好想你量身定制了一套完整的解决方案。在方案实施过程中，合思的专业团队与好想你密切合作，逐步推进各项工作。
首先，合思团队对好想你现有的财务档案管理流程进行了全面梳理和优化，确定了数字化转型的具体目标和步骤。然后，他们对好想你员工进行了系统的培训，确保员工能够熟练使用新的电子会计档案管理平台。在数据迁移过程中，合思团队采用了先进的技术和方法，确保数据的安全和准确。经过一段时间的努力，合思为好想你打造的纸质文件数字化管理系统顺利上线。
显著成效：转型成果与效益
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时间成本大幅降低
通过合思的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力和时间完成的档案归档和查找工作，现在通过系统可以快速完成。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。这使得员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了整体工作效率。 -
综合成本有效控制
除了时间成本的降低，好想你在综合成本方面也得到了有效控制。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于数字化管理减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理的空间和人力成本。同时，由于档案管理效率的提高，也减少了因档案遗失或查找困难而带来的潜在损失。
引领变革：更多企业的选择
合思作为专精特新企业，在财务数智化领域拥有强大的实力和丰富的经验。成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在当前企业纷纷寻求数字化转型的大趋势下，合思的财务数智化服务无疑为企业提供了一条可行的路径。
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