合思档案：解锁会计凭证保存新方式

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度快速扩张。相关政策表明，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。在收票环节，多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，在纸电混合时代，企业传统的档案管理方式却暴露出诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员要应对档案数据量大、整理耗费时间长、需手动逐一匹配核对的困扰；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐且耗费时间。同时，传统档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。而合思档案解决方案的出现，犹如一道曙光，为企业解决这些难题带来了希望。

合思档案整体解决方案：满足多元场景需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，有效解决会计凭证保存难题。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，电轨运行能让线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，极大提升了会计凭证保存的效率和安全性。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，让会计凭证保存更加灵活多样。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，还能自动检测证据链完整性，保障财务合规，为会计凭证保存提供了坚实的保障。

合思档案核心功能亮点：凸显独特优势

• 多源采集功能：汇聚各方会计资料
  合思档案的多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保会计凭证保存的全面性。
• 智能制档功能：高效匹配组装凭证
  智能制档功能可让电子凭证数据自动匹配组装，实现“四性检测 + 业务检测”。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升会计凭证保存的质量。
• 档案管理功能：精准适配多场景
  档案管理功能多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业制度自主排列、扩展，保障会计凭证保存的规范性。
• 档案应用功能：融合电子与实物档案
  档案应用功能实现电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，让会计凭证保存更具实用性。

企业使用合思档案收益：开启全新价值之旅

企业使用合思档案能获得显著的收益。首先是显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，为会计凭证保存节省大量成本。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让会计凭证保存融入企业整体业务流程。
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对会计凭证数据的分析，做出更明智的决策。
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使会计凭证保存成为企业发展的有力支撑。

合思档案典型应用场景：展现广泛适用性

• 企业数字化推行场景
  企业在推行数字化过程中，虽通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。合思档案能保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，为会计凭证保存提供数字化解决方案。
• 数电票管理场景
  对于需要应对数电票管理要求特殊性的企业，合思档案的数电票解决方案支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障会计凭证保存的合规性。
• 纸电混合阶段场景
  在“纸电混合”阶段，合思档案的实物备查功能通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，兼顾了会计凭证保存中纸质和电子两种形式。
• 大数据管理场景
  企业档案管理涉及多个系统和大量数据，合思档案的大数据解决方案能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现海量数据秒级查询等，提升了会计凭证保存的效率和质量。

合思档案成功案例：见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，为会计凭证保存提供了高效的解决方案。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效解决了会计凭证保存中的难题。
一家企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了良好效果，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提升了会计凭证保存的效率和质量。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为会计凭证保存提供了创新的思路。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务和支持。合思联系方式丰富，地点覆盖北京、上海等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业咨询和了解。如果你想解决会计凭证保存难题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。