出差费用自动化审批:助力企业财务数字化转型

出差费用自动化审批:助力企业财务数字化转型
在企业的发展历程中,财务数字化转型是提升管理效率、降低成本的关键一步。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的先驱者,在财务数字化领域的探索与实践,为众多企业提供了宝贵的借鉴。

北京动力源科技股份有限公司成立于 1995 年,是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月,动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业,彰显了其在行业内的卓越地位。然而,随着企业的不断发展,动力源在财务数字化方面逐渐遇到了一些难题,尤其是出差费用自动化审批等流程,成为了制约企业进一步发展的瓶颈。

动力源财务困境:数字化转型遇阻

  • 业务复杂下的转型困局
    2011 年,动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程。为了实现这一目标,企业自建了多个系统。然而,随着时间的推移,这些系统逐渐暴露出诸多问题。整体流程变得异常复杂,各系统之间的壁垒高筑,使得实际效果与预期目标相差甚远。

  • 操作体验差与合规难题
    多系统操作给员工和财务人员带来了极大的困扰。员工在提交申请单时,需要在各个系统之间频繁切换,操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时,不得不进行大量的手工录入工作,不仅效率低下,而且合规性也难以保证。在发票验真等基础工作上,仍然依赖手工操作,这就导致假票等情况时有发生,大量的时间都被消耗在这些基础性工作上。

  • 系统割裂与数据滞后
    系统之间的割裂使得数据分散在各个系统中,无法及时联动。同一个报销信息在多个系统中被分散管理,导致财务制度难以有效落地。数据报表的统计也依赖手工完成,管理者无法实时掌握企业的财务数据信息,这对于企业的决策和管理造成了很大的阻碍。

  • 报销模式复杂稽核繁琐
    动力源的业务覆盖面广泛,业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作变得异常繁琐。不同类型的费用支付方式也各不相同,进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下,出差费用自动化审批成为了动力源亟待解决的问题。

合思解决方案:精准破局之道

  • 系统集成:数据互通的桥梁
    合思为动力源提供的解决方案中,系统集成是关键的一步。通过将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步,以及将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步,实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同搭建了一座数据互通的桥梁,使得各个系统之间能够实现无缝对接,为出差费用自动化审批提供了坚实的数据基础。

  • 无需报销:提升员工幸福感
    合思的“无需报销”模式为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票,消费过程受到申请单和差标管控,确保消费即合规。财务人员可以统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。这种模式不仅提升了员工的幸福感,也大大提高了报销流程的效率,为出差费用自动化审批提供了更高效的实现方式。

  • 强大连接:打破数据流转壁垒
    合思费控系统具有强大的连接能力,采用 Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统。这就打破了数据流转的壁垒,待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据可以跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计的效率。在出差费用自动化审批方面,这种强大的连接能力使得审批流程更加顺畅,数据更加准确。

合思实施步骤:稳步推进变革

虽然文档中未明确提及合思解决方案的具体实施过程与步骤,但可以想象,合思团队必然是经过了精心的规划和部署。在实施过程中,他们会充分考虑动力源的业务特点和需求,稳步推进系统的集成和优化。首先,会对动力源现有的系统和数据进行全面的梳理和分析,找出存在的问题和痛点。然后,根据分析结果制定详细的实施计划,逐步完成系统的对接和配置。在实施过程中,还会对员工进行培训,确保他们能够熟练使用新的系统。通过这样一系列的步骤,合思能够确保解决方案的顺利实施,为动力源的出差费用自动化审批提供有力的支持。

合作显著成效:降本增效显实力

  • 操作体验革新与效率提升
    合思的解决方案为动力源带来了显著的成果。多系统集成实现了数据的互通,操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周,效率提升了 300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项,减少了资金周转的压力。同时,也提高了员工的工作积极性和满意度。在出差费用自动化审批方面,员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼,大大提高了审批效率。

  • 会计工作量缩减与成本节约
    会计的工作量也大幅缩减,人员成本节约了 50%。财务人员不再需要将大量的时间花费在发票校验真伪等基础流程上,降低了基础工作的压力。从手动制作单据到智能制单,财务人员能够节省更多的精力去做更有价值的工作,如财务分析和决策支持。这不仅提高了财务部门的工作效率,也为企业的发展提供了更有力的财务支持。

  • 员工体验提升与消费优化
    员工申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大地缩短了员工填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对,全场景无需垫资。这不仅方便了员工的消费,也使得企业的费用支出更加合理和透明。在出差费用自动化审批方面,员工可以更加轻松地完成申请和报销流程,提高了工作效率。

  • 财务审批合规与统一结算
    财务审批有了更明确的依据,费控更加合规,结算更加统一。财务人员可以更加准确地掌握费用支出情况,及时发现和解决问题。这有助于企业加强财务管理,降低财务风险。在出差费用自动化审批方面,合规性的提升使得审批流程更加严谨,确保了企业资金的安全。

动力源高度评价:合作开启新篇

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示:“面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思,成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您的企业也面临财务数字化转型的难题,尤其是出差费用自动化审批等问题,不妨选择合思。现在可以免费试用合思的解决方案,让有限的资源发挥更有效的作用,开启企业财务数字化转型的新篇章。

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captaincaptain
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